Ziele abstimmen wäre ja so einfach!

Die GPM gibt alle zwei Jahre eine Studie in Auftrag um herauszufinden, warum Projekte erfolgreich sind bzw. anders herum, warum Projekte scheitern. Danach gibt es für das Scheitern hauptsächlich zwei Gründe:

  • Unklare Ziele und
  • schlechte Kommunikation.

Studien muss man nicht unbedingt glauben. Ich glaube sogar, dass viele so geschrieben werden, um eine gewünschte Aussage durch (schein-) objektive Studien zu belegen. Die oben genannte jedoch halte ich für absolut plausibel. Schlimmer noch: Sie stimmt mit meinen Erfahrungen überein…

Bei einem früheren Kunden wurde ein mittelgroßes Beschaffungsprojekt durchgeführt. Und wie es halt manchmal so ist, liefen bereits wesentliche Diskussionen und Festlegungen lange bevor ein Projekt aus der Taufe gehoben wurde. Erst als das Thema etwas komplexer und vielseitiger wurde und mit richtig Arbeit verbunden war, ernannte man einen Projektleiter. Der neu ernannte Projektleiter durfte erst einmal einsammeln, was an Informationen vorhanden war. Wie häufig in solchen Fällen: Es gab keine oder sehr dürftige schriftliche Dokumentation über den erreichten Stand der Arbeiten. Das Wissen steckte in Köpfen, und zwar ziemlich fest. Die Kollegen, die sich bisher mit dem Thema beschäftligten, waren längst in neuen Aufgaben involviert und teilweise nicht mehr greifbar.

Der Projektleiter hatte ja in seinem IPMA-Training gelernt, dass zu Beginn eines Projektes die Ziele und Ergebnisse (Lieferobjekte) geklärt werden müssen und die Anforderungen dokumentiert werden sollen. Allerdings stieß der Projektleiter auf ziemlich viel Unverständnis und abwehrende Reaktionen. „Das ist doch längst geklärt“, so die Standardantwort. Die Vorgesetzten der befragten Kollegen waren ebenfalls alles andere als begeistert, dass ihre Mitarbeiter noch mehr Zeit in die Anforderungs- und Zielklärung stecken sollten. Ein richtiger Zieleworkshop kam nicht zustande. Einige der notwendigen Lastenhefte wurden zwar geschrieben, aber nicht vernünftig überprüft und landeten halbfertig in der Schublade. Andere Lastenhefte kamen nie zustande.

Die Rache folgte ein gutes halbes Jahr später. Kurz vor Lieferung der ersten Komponenten fiel einigen Kollegen ein, dass sie unbedingt diese oder jene Funktion brauchen. Es kam zu späten Projektänderungen mit den üblichen Konsequenzen: Terminverzüge und Mehrkosten. (Die Lieferanten lassen sich späte Änderungen gut bezahlen. Sie sind zudem in einer starken Position, sodass preislich kaum etwas nachverhandelt werden kann.)

Und die Moral aus der Geschichte: Der berühmte Spruch „Sag mir, wie dein Projekt startet und ich sage dir, wie es endet“ hat sich mal wieder auf traurige Weise bestätigt.Auf die Klärung der Anforderungen und Ziele, deren schriftliche Dokumentation und die Vereinbarung mit allen Projektbeteiligten darf unter keinen Umständen verzichtet werden.

Das allerschlimmste an der Geschichte ist aber, dass es der Projektleiter eigentlich besser wissen müsste. Schließlich habe ich doch schon das eine oder andere Projekt geleitet.

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