MindMap zur Erstellung und Pflege einer Projektmappe

In der letzten Woche habe ich in einer Schule eine kurze Einführung in Projektmanagement gegeben. Ein PM-Crashkurs in drei Schulstunden! Um die Planungsstadien von den Projektzielen bis zum Projektstrukturplan anhand eines Beispiels anschaulich darstellen zu können, habe ich die Daten in einer MindMap angelegt.
Ich kann die die Datei den Schülern anschließend zur Verfügung stellen und damit gleich zwei Themen adressieren:

  1. Das strukturierte Vorgehen während der Projektplanung
  2. Was man mit einer kostenlosen Mindmapping-Software so alles machen kann

Wenn es sich um ein kleines Projekt handelt und keine PM-Software zur Verfügung steht, werden solche Planungsdaten häufig in Excel angelegt,  (Obwohl… Das stimmt eigentlich gar nicht, wenn ich mir das recht überlege. Ich habe durchaus auch schon mehrere große Projekte erlebt, die komplett in Excel geplant und verfolgt wurden.) Das nennt sich dann Projektmappe oder Projekthandbuch. Diese Projektmappe habe ich jetzt mal in Xmind erstellt. Beides hat Vor- und Nachteile.

Vorteile Excel:

  • Excel kann rechnen. Ich kann damit zum Beispiel über das Startdatum und die Dauer das Fertigstellungsdatum eines Arbeitspakets berechnen (sogar sehr einfach unter Berücksichtigung der Wochenenden). Und noch viel mehr, eben alles, was man berechnen kann.
  • Jeder hat und kennt Excel. Damit sind die Daten sehr einfach austauschbar, und jeder Projektmitarbeiter kann seine Teile selbständig pflegen. Mindmapping-Tools sind nach meiner Beobachtung bei Weitem nicht so verbreitet.

Vorteile MindMaping-Tool

  • Die Daten sind anschaulich aufbereitet. Zusammenhänge und Abhängigkeiten können visuell dargestellt werden
  • Das Erfassen der Daten geht sagenhaft schnell. Ebenso sind Daten sehr einfach und schnell umgruppiert.
  • Gerade in Besprechungen spielen diese Tools ihre Stärken aus. Beiträge können sehr schnell erfasst und später richtig gruppiert und ggf. noch formatiert werden. Ich finde, das belebt und unterstützt eine Gruppenarbeit spürbar.

Mit einigen Mindmapping-Tools ist die Datenerfassung dort keine Einbahnstraße. Datenexporte ins Excel-Format (und viele weitere) sind damit möglich. Allerdings gilt dies, soweit ich weiß, nicht für kostenlose Tools wie Xmind in der kostenlosen Version oder freemind.

Die Xmind-Datei, die ich in dem PM-Crashkurs verwendet habe, steht zum Download bereit. Vielleicht nützt es Ihnen ja ein bisschen als Vorlage für Ihr Vorhaben. Es würde mich freuen.

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