Wie viele Aufgabenlisten braucht der Mensch?

Die mehr oder weniger zahlreichen Dinge, die ich zu erledigen habe, organisiere ich in einer persönlichen Aufgabenliste. Aus dieser picke ich mir am Abend diejenigen Dinge heraus, die ich am nächsten Tag tun will. (Keine ungewöhnliche Vorgehensweise.)

Manche Menschen arbeiten elektronisch und nutzen zum Beispiel die Aufgabenfunktion in Outlook, andere lieben ihre Papier-Organizer. Und manche glauben immer noch, ihre Aufgaben im Kopf organisieren zu können. Aber das ist ein anderes Thema.

Die wenigsten suchen sich die Aufgaben selbst aus, die auf dieser Liste erscheinen. Die Aufgaben kommen aus Projekten, sind durch meine Tätigkeit in meiner Linienfunktion vorgegeben oder werden mir von meinem Chef angewiesen (oder delegiert).

Als Projektleiter muss ich danach schauen, dass die Projektmitarbeiter rechtzeitig ihre Aufgaben im Projekt erledigen. Dazu gibt es Methoden wie Projektstrukturpläne, Arbeitspakete und Terminpläne. Ich muss also dafür sorgen, dass die Arbeitspakete rechtzeitig auf die persönliche Aufgabenliste der Kollegen wandern und von dort auf ihre Tagesplanung und schließlich umgesetzt werden.

Nun habe ich aber schon mehrfach in Projekten eine Unsitte erlebt, die eine vernünftige Planung und Koordinierung der Aufgaben unmöglich macht: Nämlich die wundersame Vermehrung von Aufgabenlisten. Manchmal entsteht in einer einzelnen Besprechung eine neue Aufgabenliste. Oder ein Arbeitspaketverantwortlicher erstellt eine Aufgabenliste mit Aufgaben für ein Team. Sehr schnell entsteht ein Wildwuchs an Aufgabenlisten. Das dabei zwangsläufig entstehende Problem: Kein Mensch hat mehr den Überblick, wem auf welcher Liste welche Aufgaben zugeordnet sind.

Denn Aufgabenlisten werden zwar gerne erstellt, vor allem mit Aufgaben, die andere zu erledigen haben, aber nicht gerne gepflegt und nachgehalten. Damit sind Aufgabenlisten aber wertlos. Denn es ist in diesem Fall dem Zufall überlassen, ob und wie eine Aufgabe erledigt wird. Meist wissen die Kollegen nicht einmal, dass sie für eine bestimmte Aufgabe auf irgendeiner Liste überhaupt zuständig sind. Die Unsitte der unzähligen Listen macht es mir als Projektleiter zudem unmöglich, die Auslastung der Kollegen einzuschätzen.

Wenn ich ein Projekt starte, kläre ich im Start-Workshop mit dem Projektteam, wie wir bei der Aufgabenverwaltung zusammenarbeiten. Und wir besprechen die Verwaltung einer Aufgabenliste:

  • Eine Aufgabenliste hat einen Verantwortlichen
  • Der Verantwortliche erinnert an den rechtzeitigen Start der Aufgaben und an deren Erledigung.
  • Der Verantwortliche pflegt die Liste. Er hakt erledigte Aufgaben ab und beschreibt kurz das erreichte Ergebnis. Er aktualisiert Start- und Fälligkeitsdaten, wenn sich Änderungen ergeben und aktualisiert den Status der Aufgaben.
  • Er kommuniziert die Liste aktiv an die Beteiligten.
  • Im Idealfall klärt der Verantwortliche, dass der Empfänger des Ergebnisses mit diesem zufrieden ist, dass also das Ergebnis abgenommen ist.

 

In kleinen Projekten hat es sich nach meiner Erfahrung bewährt, ganz konsequent nur eine Aufgabenliste zu pflegen. Zusammen mit dem Terminplan ergibt sich so für jeden Projektbeteiligten eine gute Übersicht,

  • was ich zu tun habe
  • wer im Projekt gerade an was arbeitet
  • was als nächstes ansteht.

Dieses Vorgehen bedarf aber einer hohen Disziplin, denn dann sind es meist mehrere Personen, die in derselben Liste ändern dürfen. Dann muss klar geregelt sein, wie Änderungen erfolgen, sonst blickt schnell keiner mehr durch. Schließlich umfassen solche Listen schnell mal mehrere Hundert Einträge.

Wenn ich aber in einem Team arbeite, in dem die Kollegen wissen, was sie tun, dann kann mit diesem Vorgehen wunderbar arbeiten und hat zu jedem Zeitpunkt einen guten Überblick über das Projekt.

 

 

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