Wenn wir nicht alles wissen – Umgang mit Unsicherheiten im Projekt

In den klassischen Projektmanagement-Büchern und Trainings wird einem eingebläut, erst die Ziele zu klären und zu definieren, und dann das Projekt mit all seinen Vorgängen und Arbeitspaketen zu planen. Anschließend muss man das Ganze nur noch umsetzen. Trivial. Eigentlich.

Denn leider ist die (Projekt-) Welt keine Schnur, entlang der die die Aufgaben als feste Sequenz aufgefädelt sind. Das „Nicht-Wissen“ macht uns einen Strich durch die einfache Rechnung. Wir kennen vielleicht nicht alle Ziele. Nicht selten können sich Ziele in Abhängigkeit von Zwischenergebnissen im Projektverlauf ändern. Oder wir wissen zu Beginn des Projektes nicht, wie, also mit welchen Tätigkeiten (Aufgabenpakete) die Ziele erreicht werden können.

Besonders lustig (oder besser gesagt anspruchsvoll) wird es, wenn beides, die Ziele und die Aufgaben oder Lösungswege, unbekannt sind.

In der Nische der Softwareentwicklung hat sich aus dieser Erkenntnis die iterative (time boxed) Scrum-Methodik entwickelt. Einer der Treiber für Scrum waren die unklaren Ziele. Es hat sich einfach gezeigt, dass Anforderungen für Software nicht in der eigentlich notwendigen Detailtiefe spezifiziert werden konnten. Deshalb geht man in kleinen Schritten vor, involviert permanent den Kunden und wählt nach jeder Iteration die Funktionen für die nächste. Wobei eine Iteration ungefähr zwei bis maximal vier Wochen dauert. Dadurch ist eine flexible und reaktionsschnelle Möglichkeit geschaffen, auf Ziele einzugehen. Vor allem jedoch ist es dadurch möglich, die Ziele an die Zwischenergebnisse anzupassen. Eine gegenseitige Befruchtung von Kunde und Entwickler ist damit möglich.

Aber wie kann in Bereichen vorgegangen werden, wo diese Flexibilität aufgrund technischer Gegebenheiten nicht möglich ist? Zum Beispiel, weil irgendwann das genaue Layout einer Produktionsanlage definiert sein muss, weil die Hersteller der einzelnen Maschinen diese entsprechend Spezifikationen und Zeichnungen bauen müssen? Die Gesamtanlage soll ja später mit allen Einzelkomponenten flüssig arbeiten und Produkte in der geforderten Qualität und Geschwindigkeit herstellen.
Bleiben wir bei diesem Beispiel der Produktionsanlage. Die Ziele sind meist klar (zumindest auf einem höheren Abstraktionslevel): Die Spezifikation des auf der Anlage herzustellenden Produkts, die Kosten des Produkts (Herstellkosten) und die Menge pro Zeiteinheit. Ein Budget für die Produktionsanlage und ein Termin für den Produktionsstart sind auch vorgegeben (meist jedenfalls). In diesem Fall sind die Ziele klarer als bei der Software, aber der Weg dahin unklarer. Wie kann damit umgegangen werden?

Hier kann die Lösung in einer Steuerung durch Meilensteine liegen. Meilensteine dürfen nur passiert werden, wenn bestimmte technische Fragestellungen geklärt und Spezifikationen definiert wurden. Das heißt dann, entlang dem Projektverlauf wird bis zu einem Meilenstein erst die Klärung geschaffen, wie es im nächsten Schritt (besser gesagt: in der nächsten Phase) weitergeht. (Das ist für Projektdogmatiker nur ganz schwer auszuhalten, aber in vielen Projekten einfach Realität.)

So kann sich beispielsweise die Fertigungssequenz (die Art und Reihenfolge der Bearbeitungsschritte vom Rohteil zum fertigen Produkt) in Abhängigkeit von den Maschinenkonzepten ändern. Es macht also keinen Sinn, zu Beginn zu versuchen, Detailziele zu definieren. Was ist der nächste Meilenstein? Was muss bis dahin alles erarbeitet sein, damit der Start der nächsten Phase sinnvoll möglich ist?

Dieses Vorgehen ist für viele Projektleiter, aber auch Projektauftraggeber und Kunden ungewohnt, weil man mit einer gehörigen Portion Unsicherheit in das Projekt startet. Aber es ist ein wesentlich ehrlicherer Ansatz.

Denn was ist die Alternative? Häufig werden Projektziele definiert, und das Projekt ertrinkt anschließend in einer Änderungsflut. (Schlimmer noch ist es, wenn es kein Änderungsmanagement gibt und sich die Projektrealität immer weiter vom tatsächlichen Geschehen entfernt. Dann landet das Projekt im ungeplanten Niemandsland mit unbekanntem Ergebnis.)

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