Schlagwort-Archive: Projektmanagement

Lessons Learned der besonderen Art: Zwei Stunden Jammern!

Gestern durfte ich als Beobachter an einem Lessons Learned Workshop teilnehmen. Ich war, im Nachhinein betrachtet, sehr froh, dass ich in der Besprechung keinen aktiven Part hatte. Es war interessant zu beobachten, was passiert, wenn keine Agenda vorhanden ist und eine solche Runde nicht straff moderiert wird.

Alle jammerten. Und die meistverwendete grammatikalische Form war der Konjunktiv: müssten, hätten, sollten, könnten.

Es kam mir vor, als wäre diese Besprechung ein willkommenes Ventil, um aufgestauten Frust los zu werden. Weiterlesen

Autofahren und Projektleitung?

Richtiges Fahren und richtiges Führen, auch in Projekten, haben einige Gemeinsamkeiten: Regeln, im übertragenene Sinne PM-Methoden und Führungsinstrumente anwenden, hilft ungemein!

Sich an Regeln halten hilft – im Straßenverkehr und bei Führungsaufgaben
flickr.com trombone65 (CC BY-ND 2.0)

Letztes Wochenende bin ich mit einem Bekannten im Auto mitgefahren. Ein Erlebnis der besonderen Art. Und zwar deshalb, weil der Bekannte ansonsten ein eher ruhiger, besonnener Mensch ist, der durchaus auch sein Handeln reflektiert. Mit ungefähr 50 Jahren auch kein Jungsporn. Aber hinter dem Steuer: wie ausgewechselt. Ungeduldig, unnachsichtig, intolerant. So könnte man die Eigenschaften, zugegeben etwas überspitzt, vielleicht zusammenfassen.

Ich habe dann (beim Joggen heute früh) so vor mich hin überlegt, wie das sein kann, dass ein und derselbe Mensch ein so unterschiedliches Verhalten zeigen kann. Und was das für uns als Führungskraft, als Projektleiter bedeutet. Weiterlesen

Ressourcenmanagement und die schöne, neue Projektwelt

Ressourcenmanagement auf einer Großbaustelle

Ist Ressourcenmanagement böse? Quelle Flickr: jphintze (CC BY-SA 2.0)

Manchmal habe ich den Eindruck, dass man sich schon ins Abseits manövriert, wenn man das Wort „Ressourcenmanagement“ benutzt. Zumindest dann, wenn man dabei von Menschen im Sinne von Ressourcen spricht. Es stimmt schon, es hat etwas „frühkapitalistisches“, von Menschen als Ressourcen zu sprechen. Weiterlesen

Social Media in der Projektarbeit – Welche Applikation für welche Aufgabe?

In der Ausgabe 1/2014 der Zeitschrift „projektmanagement aktuell“ erschien dazu der Artikel „Social Media-Anwendungen – Mehr als nur Facebook!“. In dem Artikel wurden verschiedene Typen von Social Media-Anwendungen hinsichtlich ihrem Nutzen für verschiedene Aufgaben im Rahmen des Projektmanagement untersucht und bewertet. Weiterlesen

Collaboration Tools – Nutzen und Grenzen – und meine Erfahrungen

Teamwork führt zu Erfolg

Teamwork

Aufgrund der Vielzahl der online verfügbaren Collaboration Tools ist es mittlerweile fast unmöglich, einen guten Überblick zu behalten. Unabhängig von einer spezifischen Software gilt es, einige grundlegende Überlegungen vor deren Einsatz anzustellen. Weiterlesen

Ist Wissenssicherung sinnvoll?

Innovation

Innovation braucht Wissen / flickr.com CC BY-SA-2.0 von Mike Seyfang (MikeBlogs)

Letzte Woche fand hier in München eine Veranstaltung zum Thema „Innovationsmanagement“ statt. Veranstaltet wurde der Abend von der GPM Regionalgruppe München (in der ich selbst ehrenamtlich aktiv bin). Referiert haben die beiden Gründer der auf Innovationsmanagement spezialisierten Unternehmensberatung Alpha Sieben, Manfred Damsch und Hans-Martin Lauer.

Im Diskussionsteil der Veranstaltung entspann sich ein interessantes Gespräch: Ein Teilnehmer merkte an, dass ihm das Thema Wissenssicherung zu kurz gekommen wäre. Im Zusammenhang mit Wissen hätten wir nur über „Wissen teilen“, „Wissen erschließen“ und „Wissen kennen“ gesprochen. Die Diskussion ging dann darum, ob man Wissen sichern kann, und wie. Weiterlesen

Das Wesen und Unwesen von Meilensteinen

Meilenstein CC BY-SA 2.0 flickr.com von Bods

CC BY-SA 2.0 von Andrew Bowden (Bods, flickr.com)

Eine pfiffige Idee: Meilensteine. Entlang den Wegen wurden in regelmäßigen Abständen Steine aufgestellt, um dem Reisenden einen Hinweis auf die zurückgelegte Strecke und die verbleibende Entfernung zum Zielort zu geben.

Wir haben die Angewohnheit, den Weg mal schnell aus dem Fokus zu verlieren, wenn wir abgelenkt sind. Weiterlesen

Wissensmanagement in Projekten

In einem Projektabschlussgespräch, das ich letzte Woche moderiert habe, gab es eine interessante Diskussion um Sinn oder Unsinn von „Lessons Learned“-Workshops. Der Tenor war: „Wir machen seit Jahren diese Workshops. Wir haben aber eigentlich allesamt nicht das Gefühl, dass sich dadurch irgendetwas geändert hat.“ Weiterlesen

MindMap zur Erstellung und Pflege einer Projektmappe

In der letzten Woche habe ich in einer Schule eine kurze Einführung in Projektmanagement gegeben. Ein PM-Crashkurs in drei Schulstunden! Um die Planungsstadien von den Projektzielen bis zum Projektstrukturplan anhand eines Beispiels anschaulich darstellen zu können, habe ich die Daten in einer MindMap angelegt. Weiterlesen

Wie viele Aufgabenlisten braucht der Mensch?

Die mehr oder weniger zahlreichen Dinge, die ich zu erledigen habe, organisiere ich in einer persönlichen Aufgabenliste. Aus dieser picke ich mir am Abend diejenigen Dinge heraus, die ich am nächsten Tag tun will. (Keine ungewöhnliche Vorgehensweise.)

Manche Menschen arbeiten elektronisch und nutzen zum Beispiel die Aufgabenfunktion in Outlook, andere lieben ihre Papier-Organizer. Und manche glauben immer noch, ihre Aufgaben im Kopf organisieren zu können. Aber das ist ein anderes Thema. Weiterlesen

Gescheiterte Großprojekte und deren Erklärungsversuche

Bushaltestelle am neuen Hauptstadtflughafen BER

cc-by-nd von twoklick (Flickr)

Man mag die vielen Erklärungen für die aktuellen Desaster an deutschen Großbaustellen gar nicht mehr zählen. Ganz, ganz viele Leute wissen, warum in diesen Projekten Termine nicht eingehalten werden oder die Kosten explodieren. Manchmal habe ich den Eindruck, dass das Fachgebiet des Kommentators und dessen ermittelte Fehlerursache auffallend nahe beieinanderliegen. Der Kommunikationsexperte identifiziert Kommunikationsdefizite (s. www.spiegel.de). Der PM-Experte mit Schwerpunkt Change Management identifiziert das Änderungschaos (s. Zeitschrift projektMANAGEMENT 3/2013). Politiker identifizieren den Filz im Aufsichtsrat als Quelle allen Übels. Die Liste kann fast beliebig weiter fortgesetzt werden.

Ich will keinen weiteren Erklärungsversuch anfügen, keine Angst. Ich kenne die Projekte zu wenig, um mir ein eigenes Urteil zu erlauben. Sicher ist für mich nur, dass es a) wahrscheinlich nicht DIE EINE URSACHE gibt, und b) es sich nicht um ein rein deutsches Phänomen handelt, wie es manchmal auch dargestellt wird. So konnte zum Beispiel auch der neue Flughafen Chicago nach Fertigstellung für über ein Jahr nicht in Betrieb gehen, weil die Gepäckbeförderung nicht funktionierte.

Den witzigsten Kommentar zu gescheiterten Großprojekten kommt (mal wieder) vom Postillon. Übrigens eine Seite, deren Besuch sich lohnt, wie ich finde.

Weiterer Lesestoff zu dem Thema:

http://www.pwc.de/de/industrielle-produktion/die-ursachen-fuer-gescheiterte-projekte-liegen-meist-in-der-planungsphase.jhtml

http://gpm-blog.de/sagt-der-hartmut-zum-klaus-mit-ber-laufts-nicht-gut/

http://www.cio.de/strategien/methoden/859906/

http://brandwende.com/index.php?article_id=220&clang=0

 

 

Übersicht Projektmanagement zum Download beim Projektmagazin

Das Projektmagazin ist ein ausschließlich online zu beziehendes Magazin mit Fachartikeln zu Themen rund um Projektmanagement. Die redaktionellen Beiträge stehen nur den Abonnenten zur Verfügung, ebenso wie der Zugriff zu dem umfangreichen Glossar in Deutsch*) und Englisch.

Ein Artikel jedoch ist frei zugänglich: „Projektmanagement kompakt“. Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick über alle wesentlichen Themen des Projektmanagement, also Methoden, Tools, Soft Skills und den relevanten Standards und steht online und als PDF-Download zur Verfügung. Nun kann selbst der versierteste Autor diese Themen auf einigen knappen Seiten nur anreisen, aber nirgendwo in die Tiefe gehen. Das Ergebnis ist, dass der Beitrag mit Links auf weiterführende Informationen nur so gespickt ist. Allerdings führen die Links ausschließlich auf Artikel im Projektmagazin, zugänglich nur für Abonnenten. Und dann steht der Nicht-Abonnent halt wieder da und schaut in die Röhre.

Der Beitrag ist also (auch) Werbung für das Projektmagazin, aber das ist ja deren gutes Recht. Schließlich darf man ja auch mal der Welt zeigen, welcher Fundus im Archiv des Projektmagazins zu finden ist.

Lohnt sich der Download? Da der Artikel kostenlos ist, kann sich jeder Interessierte selbst ein Urteil bilden. Für Nicht-Abonnenten, die in dem Thema Projektmanagement neu sind, gibt es bessere Übersichten. Denn diese Leser sind auf diesen Artikel beschränkt. Wer aber schon ein bisschen Erfahrung hat und mal thematisch ein bisschen in die Breite gehen möchte, dem bietet der Artikel eine gute Übersicht. Und für Abonnenten ist der Artikel ein Sprungbrett in das Archiv des Projektmagazins, da zu jedem Thema Links angegeben sind.

*) Im deutschen Glossar sind kurze Erläuterungen zu den Begiffen offen zugänglich. Ausführliche Beschreibungen und weiterführende Links sind nur Abonnenten zugänglich.

Geht das überhaupt? Die Machbarkeitsanalyse

In technischen Projekten stellen sich in frühen Projektphasen oft Fragen nach der Technologie. Wie sollte die Software entwickelt werden? Besitzen wir dazu das Know How? Können wir die geforderten Produktmerkmale überhaupt fertigen? Wie kann das Produkt am günstigsten gefertigt werden? Die Machbarkeit eines Projekts ist aber nicht nur technisch bedingt. So kann zum Beispiel auch unklar sein, ob es einen Lieferanten gibt, der Güter oder Informationen in einer bestimmten Frist oder zu sonstigen relevanten Bedingungen liefern kann. Weiterlesen

Fehlerkultur – aus Fehlern lernen

Irgendwie behauptet ja jedes Unternehmen, eine positive Fehlerkultur zu haben. Wirklich erlebt habe ich das aber noch nie. Das waren Lippenbekenntnisse. Die einzigen Ausnahmen waren immer von Personen, meist Führungskräften, initiiert und vorgelebt. Bisher nirgendwo habe ich ein Unternehmen erlebt, das einen definierten, installierten und gelebten Prozess zum Umgang mit Fehlern hatte. Weiterlesen

Entscheidungsdilemma – oder die Geschichte von der Entscheidungskompetenz

Was ist wichtiger? Die Glaubwürdigkeit des Lenkungsausschusses oder die fachliche Richtigkeit einer Entscheidung? Dazu möchte ich kurz eine Geschichte erzählen:

In dem Projekt, in dem ich zur Zeit als Projektleiter arbeite, stand eine Kaufentscheidung für eine Maschine an. Es geht um eine Werkzeugmaschine, die später in der Serienproduktion in einer maximalen Bearbeitungszeit von, sagen wir, 10 Minuten ein Bauteil bearbeitet. Der Lieferant hat nun diese Bearbeitung in seinem Angebot aufgenommen und garantiert diese auch. Allerdings steht im Angebot „10 Minuten +/- 10%“. Im schlechtesten Fall dauert die Bearbeitung also 11 Minuten. Weiterlesen

XMind 2013 mit neuen Export-Möglichkeiten

Ich arbeite schon länger mit der Pro-Version. Was mir da immer wieder gefehlt hat, war eine Export-Möglichkeit in CSV oder Excel-Format. Seit einigen Monaten ist nun das neue XMind 2013 verfügbar.Neben anderen Features wurden die Export-Möglichkeiten tatsächlich um diese Formate ergänzt.

Das ist sehr gut! Denn bereits bisher konnte man einen wunderbaren grafischen Projektstrukturplan erstellen (Vorlage: Orgplan). Den kann man sogar nummerieren. Also ein richtiger PSP nach Lehrbuch. Mit XMind sieht das dann schon richtig gut aus. Nur war bisher der Export und die Weiterverwendung in anderen Office-Formaten eine Krücke (wie ich finde).

Mit Version 2013 kann CSV und Excel erstellt werden. Der Export nach Excel klappt auch gut, ich konnte die erzeugten Dateien mit Excel 2013 problemlos öffnen. Bei der Strukturierung stehen verschiedene Möglichkeiten offen, sodass man die Excel-Daten tatsächlich schnell weiterverwenden kann.

Leider haben die Entwickler die Export-Funktion aber nicht wirklich fertig entwickelt. Zwei wichtige Funktionen fehlen, wie ich finde:

  • Wenn ich den PSP nummeriere, werden die Nummern leider nicht exportiert. Wenn man in Excel die Nummerierung weiterverwenden möchte, muss man sie dort neu erzeugen
  • Wenn man mit der Aufgaben-Funktion arbeitet, kann man die Aufgaben exportieren (schon mal super). Allerdings erzeugt die XMind Exportfunktion dann eine lineare Liste aller Elemente. Die Struktur geht also völlig verloren. Gerade diese Funktion wäre natürlich super gewesen. Dann wäre vielleicht mit ein bisschen Handarbeit ein Import in Ganttproject oder MS Project möglich gewesen. Und das wäre wirklich schick gewesen.

Trotzdem: Die neuen Funktionen in XMind 2013 sind schon hilfreich. Ob sich ein Upgrade lohnt? Wenn Sie die kostenlose Version nutzen, auf jeden Fall. Ansonsten lohnt sich ein Blick in die Featureliste, ob Sie Verwendung für die neuen Features haben. Stabil war die 2012-Version ja schließlich meinem Eindruck nach. Hier habe ich auch in der neuen Version noch keine üblen Sachen erlebt.

 

PM-Camp in Dornbirn lohnt sich!

Das waren nun also meine ersten beiden Tage in Dornbirn. Besser gesagt: PM-Camp in Dornbirn. Mein Fazit: Hat sich auf jeden Fall gelohnt.

Zum Ablauf: Es war mein erste Erfahrung mit einer Un-Konferenz. In der Früh gab es kurze, angekündigte Vorträge. Das war aber auch schon die einzige Gemeinsamkeit mit klassischen Konferenzen wie dem PM-Forum der GPM. Am Morgen, gleich nach dem Vortrag, werden die Sessions geplant. Jede/r, die/der sich berufen fühlt, eine 45-Minuten-Session zu gestalten, kann ein Thema vorschlagen. Je nach Anzahl der Vorschläge fanden 4 bis 6 parallele Sessions statt.

Der Anspruch der Sessions ist Interaktivität. Es werden eben gerade keine fertigen Vorträge oder PowerPoint-bewehrte Präsentationen erwartet, sondern kurze Impulse und dann eine möglichst aktive Diskussion unter den Teilnehmern der Session. Soweit der Anspruch. Und die Wirklichkeit? Wie immer gemischt.

Es gab, wie ich finde, inhaltlich wirklich tolle Sessions. Es gab aber auch klassische Vorträge, Leute, die sich oder ihr Produkt vermarkten wollten. Es gab besser und weniger gut moderierte und gestaltete Sessions.

Trotzdem: Die positiven Erfahrungen überwiegen. Bei Weitem sogar. Die Impulse an neuen Themen fand ich super. Ebenso finde ich es immer wieder erfrischend. mit welchen neuen Ideen an altbekannte Probleme herangegangen werden kann. Und nicht zuletzt: Es ist eine hervorragende Gelegenheit, neue, interessante Menschen zu treffen und kennenzulernen.

Dornbirn habe ich nicht gesehen. Nur Hotel und Fachhochschule. Vielleicht nächstes Jahr.

Feedback für den Projektleiter

Woher weiß der Projektleiter, ob er das Projektteam gut führt? Oder anders herum formuliert: Dass sich die Mitarbeiter im Projektteam gut geführt fühlen?

Stimmt, das ist nicht dasselbe. Gut führen und sich gut geführt fühlen muss nicht übereinstimmen. Bleiben wir also bei „gut führen“.

Der Projektleiter muss aktiv Feedback einholen. Denn bis auf wenige Ausnahmen abgesehen bekommt eine Führungskraft kein proaktives Feedback. Weiterlesen

Die gute alte Aufgabenliste

Aufgabenlisten sind nicht aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Meist finden sich diese in Form von Excel-Tabellen auf lokalen Laufwerken oder in Netzlaufwerken, mal besser, mal schlechter gepflegt. Ich verwende diese selbst auch gerne. Einfach zu handhaben, schnell erstellt, leicht zu verstehen. Meine (sehr einfache!) Lieblingsliste stelle ich gern zur Verfügung. (Obwohl es mir schon fast peinlich ist, wie rudimentär die Tabelle ist.)

Die Tabelle enthält eigentlich nur die Aufgabe, den Verantwortlichen, Status und Fälligkeitstermin. Damit ersetzt diese(!) Aufgabenliste nicht die Arbeitspakete.

Hier wird es mit der Begrifflichkeit schwierig. Denn häufig wird Aufgabe und Arbeitspaket synonym verwendet. Ich trenne zwischen diesen beiden Begriffen:

Das Arbeitspaket wird im Rahmen der Projektplanung erfasst und geplant. Es beschreibt Arbeiten, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind. Arbeitspakete werden zum Beispiel in MS Project o. ä. Werkzeugen geplant und verfolgt. Natürlich häufig auch mit Excel, wie könnte es anders sein.

Die kleinen Aufgaben, die ich in einer Aufgabenliste verfolge, sind diejenigen Themen, die zum Beispiel im Rahmen von Projektbesprechungen aufkommen. Oder Aufgaben, die man für sich selbst erfasst, um seinen Arbeitstag zu organisieren. Meist sind diese Aufgaben zu kleinteilig, um sie in einem Projektstrukturplan und in einer Arbeitspaketliste zu verwalten. Hier eine Besprechung vorbereiten, dort einen Kundenbesuch vorbereiten und ähnliches.

Daher hat die gute, alte Aufgabenliste in der alltäglichen Projektarbeit ihren Platz. Entscheidend ist, wie immer, die konsequente Nutzung der Werkzeuge. Egal, ob Excel, Project oder sonstige Tools. Meiner Meinung nach zeichnet sich gute Projektarbeit immer durch regelmäßige und zeitnahe Verfolgung der Aufgaben aus. Und deshalb finden sich so viele vergessene, verstaubte und veraltete Listen in den Netzlaufwerken der Unternehmen.

Protokollieren einer Besprechung mit XMind Mind Mapping

Mind Mapping am Computer finde ich eines der besten Tools für Besprechungen. Wenn in Echtzeit (und vielleicht gleichzeitig online über Screen Sharing und Audiokonferenz) die Gedanken und Ergebnisse visualisiert werden können, blitzschnell gruppiert und umgruppiert werden können, dann ist das einfach super. Selbst Kollegen die bei der ersten „Berührung“ mit Mind Mapping skeptisch waren, wurden durch die gute Visualisierung schnell überzeugt.

XMind kommt auch in der kostenlosen Version mit einigen Vorlagen, u. a. eine Vorlage für Besprechungen. Diese habe ich für meine Bedürfnisse etwas abgewandelt und stelle sie hier gerne zur Verfügung. Vielleicht nützt sie dem Einen oder der Anderen etwas – ich würde mich freuen!

Besprechungsmitschrift

Ich nutze meist Freeware-Tools, und hier Freemind und XMind. (Wenn ich das richtig verstanden habe, nutzen beide dieselbe Engine.) Beide Tools basieren leider auf Java. Das ist einerseits gut, weil die Programme damit betriebssystemunabhängig installiert und genutzt werden können. Andererseits wird Java immer wieder wegen Sicherheitslücken in einschlägigen Online-Tickern erwähnt.

Persönlich ziehe ich XMind vor. Der Grund sind die verschiedenen, einfach einstellbaren Darstellungsformen. So kann eine Mind Map in Form eines Organisationsplans dargestellt werden. Das bietet sich natürlich für Projektstrukturpläne an. Auch ein Ishikawa-Diagramm steht zur Verfügung.