Lessons Learned – kurz, interaktiv, lehrreich

Lessons Learned Workshops scheinen, wenn ich mich unter Kollegen so umhöre, ein ungeliebtes Kind zu sein. Oft fällt es einfach ganz aus, manchmal wird ein Workshop zwar gemacht, aber (so mein Eindruck) eher als Pflichterfüllung.

Dabei, und da stimmen mir die meisten in Gesprächen zu, kann ein Lessons Learned Workshop richtig lehrreich sein. Und es muss auch kein großer Aufwand für Vor- und Nachbereitung investiert werden. Ich stelle mal meine Methode vor. An Ihrem Feedback und Ihren Ideen bin ich sehr interessiert!

Der Workshop dauert zwischen 2 und 3 Stunden und ist grob in zwei Abschnitte eingeteilt:

Teil 1: Bearbeitung von vorgegebenen Fragen in Kleingruppen

Teil 2: Vorstellung der Ergebnisse der Kleingruppen und Erarbeitung von konkreten Änderungen bzw. Verbesserungen in künftigen Projekten

Teil 1 – Bearbeitung von Fragen

  • Die Teilnehmer werden in Gruppen von 2 (oder bei vielen Teilnehmern in 3) Personen eingeteilt. Es sollten ca. 4 bis 6 Gruppen entstehen.
  • Jede Gruppe erhält eine Fragenkarte, Moderationskarten und Stifte
  • Jede Gruppe diskutiert die Fragestellung und
    1. setzt einen Klebepunkt entsprechend der eigenen Einschätzung der Karte
    2. schreibt zwei Karten mit Negativpunkten
    3. schreibt zwei Karten mit positiven Punkten
    4. schreibt zwei Karten mit möglichst konkreten Vorschlägen
  • Dann wird die Frage weitergereicht. Jede Gruppe soll also jede Fragestellung bearbeiten.

Pro Fragenkarte sollten nicht mehr als 5 Minuten aufgewandt werden. Bei 5 Fragen ergibt sich ein Zeitaufwand von netto 5×5=25 Minuten. Realistisch sollte mit 30 bis 40 Minuten gerechnet werden. Hier ein Beispiel für solche Fragenkarten:

Visualisierung: Die Fragekarten und die zugehörigen Karten werden an die Wand gepinnt.Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Beispiel Ergebnis Lessons Learned

Teil 2: Diskussion und Erarbeitung von Verbesserungen

Nun beginnt der anspruchsvollere Teil, denn nun muss gut (das heißt meist aus zeitgründen straff) moderiert werden.

  • Jede Frage wird diskutiert.
  • Wenn die Klebepunkte sehr stark variieren frage ich nach, warum die Wahrnehmung so unterschiedlich ist und versuche, das herauszuarbeiten
  • Dann werden die negativen und anschließend die positiven Punkte vorgelesen. Manchmal kann man die Punkte so stehen lassen. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer dasselbe Verständnis haben. Ich vermeide jedoch eine inhaltliche Diskussion. Positive oder negative soll m. E. erst einmal so stehen bleiben. Jeder kann seine/ihre eigenen Schlüsse daraus ziehen.
  • Die Vorschlagskarten werden im Gegensatz dazu sehr wohl inhaltlich diskutiert. Jede Gruppe erläutert kurz ihre Vorschlagskarten. In der anschließenden Diskukssion versuche ich, die insgesamt ca. 10 Vorschläge pro Fragestellung auf einen oder zwei Verbesserungsvorschläge einzudampfen. Das gelingt in der Regel sehr gut.

In der abschließenden Diskussion versuche ich, die übrig gebliebenen Vorschläge nochmal zu priorisieren. Mein Ziel ist es, am Ende vielleicht einen bis drei Vorschläge übrig zu haben, die dann tatsächlich realistisch umgesetzt werden. Das können Vorschläge zu Optimierungen im PM-Prozess sein, oder Vorschläge zu einem anderen Vorgehen bei der Lieferantenauswahl. Die ganze Breite dessen, was in einem Projekt so passiert (oder eben nicht passiert), soll abgedeckt sein.

Vor- und Nachbereitung

Als Vorbereitung überlege ich mir relevante Fragen, die ich mit dem Projektteam diskutieren möchte. Wichtig finde ich dabei Fragen zur Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Projektteams, zur Klarheit der Aufgabenstellungen und Informationen, zur Zusammenarbeit mit Projektauftraggeber und Lenkungsausschuss und ähnliches. Also all die Punkte, die mir als Projektleiter und dem Projektteam helfen, unsere Arbeit in künftigen Projekten ein bisschen besser zu machen.

Als Nachbereitung genügt meist ein einfaches Fotoprotokoll der der Eregbnisse der Gruppenarbeit. Entscheidend ist aber, dass die erarbeiteten und priorisierten Änderungs- bzw. Verbesserungsvorschläge weiterverfolgt werden. Dafür müssen also Verantwortliche, Termine und Ergebnisse benannt werden. Denn es wäre ja schlimm, würden die tollen Vorschläge aus der Gruppe im Sande verlaufen. Nichts wäre frustrierender. Ich versuche daher, im Nachgang des Workshops diese Aufgaben so in der Linie zu verankern, dass tatsächlich etwas geschieht. Ganz wichtig dabei: Die Workshop-Teilnehmer müssen dann auch von den Ergebnisses informiert werden.

Diese Methode eignet sich gut für kleine und mittlere Projekte. (Workshops für große Projekte, insbesondere mit örtlich verteilten Teams würde ich anders strukturieren.)

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