Lessons Learned der besonderen Art: Zwei Stunden Jammern!

Gestern durfte ich als Beobachter an einem Lessons Learned Workshop teilnehmen. Ich war, im Nachhinein betrachtet, sehr froh, dass ich in der Besprechung keinen aktiven Part hatte. Es war interessant zu beobachten, was passiert, wenn keine Agenda vorhanden ist und eine solche Runde nicht straff moderiert wird.

Alle jammerten. Und die meistverwendete grammatikalische Form war der Konjunktiv: müssten, hätten, sollten, könnten.

Es kam mir vor, als wäre diese Besprechung ein willkommenes Ventil, um aufgestauten Frust los zu werden.

Sicherlich gibt es Besprechungen, für die eine Agenda oder ein Besprechungsziel nicht unbedingt notwendig sind. Ein Review-Meeting zum Beispiel, in dem eine Spezifikation durchgesprochen wird. Wenn ein solches Review Meeting in einem Unternehmen gängige Praxis ist, dürfte den Teilnehmern klar sein, wie sie sich auf die Besprechung vorbereiten müssen und was in der Besprechung passieren soll. Einen Lessons Learned Workshop zähle ich jedoch zu einer anderen Besprechungskategorie. Eine Agenda, eine solide Vorbereitung und eine stringente Durchführung halte ich für eine erfolgreiche Runde für unbedingt erforderlich.

Warum? Siehe oben, könnte ich antworten. Damit die Runden das werden, was der Titel ausdrückt: Nämlich zu klären, welche Lektionen wir aus etwas gelernt, welche guten Erfahrungen wir wiederholen und verstärken sollten und welche schlechten Erfahrungen wir besser nicht mehr wiederholen sollten und wie wir künftig ähnliches vermeiden können. Und nicht: Jammern, wie schlimm alles war. Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es zum einen einer Agenda und zum anderen einer professionellen Moderation.

Wozu eine Agenda? Es ist nicht von vornherein klar, was der Umfang der Lessons Learned-Runde ist. Geht es um die technischen Inhalte, um die Lösungen und deren Alternativen im Projekt? Geht es um das Vorgehen im Projekt, also um Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten? Geht es um die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Team? Mit der Agenda wird der Scope der Besprechung definiert. Die Teilnehmer wissen, was auf sie zukommt.

Und die Moderation? Ein LL-Workshop ist halt kein technisches Review. Es geht um Erfahrungen und die daraus zu ziehenden Schlüsse. Es fließt immer Persönliches ein. Ohne straffe Moderation werden die Teilnehmer immer wieder abweichen. Und anfangen zu jammern.

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