Der ewige Projektabschluss

 

Endloser Weg - endloses Projekt?

Endloser Weg – endloses Projekt?

Kennen Sie das auch? Ein Projekt, das irgendwie noch läuft, aber doch nicht so richtig? Und so hundertprozentig weiß irgendwie niemand, was denn nun Sache ist. Eine Situation, die überraschend häufig vorkommt.

Wie bei der 80/20-Regel sind 80% der Aufgaben abgearbeitet, aber einige Aufgaben sind noch offen. Es wurden auch noch nicht alle Ergebnisse erreicht. Das Projekt plätschert so dahin. Man hat das Gefühl, die Luft ist raus. Die Motivation im Projektteam geht gegen Null. Vielleicht ist auch der Projektleiter / die Projektleiterin mit ihrer Aufmerksamkeit schon beim nächsten Projekt. Auch der Projektauftraggeber hat das Projekt schon aus dem Fokus verloren.

Wenn Sie ausschließlich in Kundenprojekten arbeiten, ist Ihnen diese Problematik vielleicht fremd. Denn in diesem Fall gibt es klare Abnahmekriterien. Der Kunde will die Projektergebnisse haben, ansonsten wird das Projektergebnis nicht abgenommen. Der Lieferant hat ein Interesse, die Rechnungen bezahlt zu bekommen. Aber bei internen Projekten gibt es solche Situationen häufig.

Beispiele? IT-Projekte, wie zum Beispiel die Einführung eines neuen IT-Verfahrens. Software-Projekte, in denen die neue Software zwar ausgerollt wurde, aber letzte Teile fehlen. Eine neue Maschine, die zwar installiert wurde, wo notwendige Optimierungen nicht mehr durchgeführt werden oder aber nicht alle Schulungen durchgeführt wurden. Organisationsprojekte, in denen die neue Organisation zwar umgesetzt wurde, aber die Stellenbeschreibungen und Prozessdokumente unvollständig bleiben. Den meisten von uns fallen bestimmt noch mehr Beispiele ein.

Ist das überhaupt ein Problem? Eindeutig ja!

Inhaltlich werden die Projektziele nicht vollständig erreicht. Der erwartete Nutzen kann damit nicht umgesetzt werden. Das heißt ja, das Unternehmen bzw. der Projektkunde lebt, aus welchen Gründen auch immer, mit der zweitbesten Lösung. Das können entgangene Kostenvorteile sein, Funktionen, Qualität, was auch immer. Es würde besser gehen!
Nicht umsonst wird ein Vorstand eines Vereins oder einer Aktiengesellschaft jährlich „entlastet“. In unserem Fall geht es also um die Entlastung von einem Projekt. Es geht darum, dem Projektleiter und dem Team die Last von den Schultern nehmen. Denn diese Last kann ziemlichen Druck erzeugen.

Denn der Projektleiter/die Projektleiterin werden ihr Projekt nicht los. Das ist eine dauerhafte Belastung, denn man ist ja noch für das Projekt verantwortlich. Und es ist eine dauerhafte De-Fokussierung des Projektleiters, denn die Konzentration landet halt nicht zu 100% auf einer neuen Aufgabe. Für das Team gilt dasselbe.

Nicht vernachlässigen sollte man außerdem die Signalwirkung solcher Projekte für andere und künftige Projekte. Denn die Botschaft, die mit diesen dümpelnden Projekten ausgesendet wird, heißt: Es ist nicht so wichtig, ob Projekte erfolgreich, bzw. überhaupt abgeschlossen werden. Wofür also anstrengen? Es scheint ja überhaupt niemanden so richtig zu interessieren, wie Projekte durchgeführt werden, bzw. was dabei herauskommt. Nicht sehr motivieren.

Okay, aber was kann denn getan werden, um Projekte wirklich abzuschließen? Eine nur scheinbar triviale Frage, auf die ich im zweiten Teil dieses Beitrags eingehen werde (der in Kürze folgt).

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