Collaboration Tools – Nutzen und Grenzen – und meine Erfahrungen

Teamwork führt zu Erfolg

Teamwork

Aufgrund der Vielzahl der online verfügbaren Collaboration Tools ist es mittlerweile fast unmöglich, einen guten Überblick zu behalten. Unabhängig von einer spezifischen Software gilt es, einige grundlegende Überlegungen vor deren Einsatz anzustellen.

Der Nutzen

Collaboration Tools können die Effizienz in der Zusammenarbeit tatsächlich verbessern. Bestimmte Anwendungen im Web 2.0 sind explosionsartig gewachsen. Auf der einen Seite sind dies Social Networks wie LinkedIn oder Facebook. Auf der anderen Seite sind neue Kommunikationskanäle wie Twitter für Microblogging oder WhatsApp für Chat/Messaging entstanden – und sind ebenfalls extrem erfolgreich.

Was macht die Popularität dieser Social Media-Anwendungen aus?

Ich als Sender einer Botschaft kann etwas meine Aktivitäten und damit über mich mitteilen. Ich kann mich darstellen. Ich tue dies in der Gewissheit, dass es Empfänger oder Interessenten für diese Botschaften gibt, meine Botschaften also gehört werden. Das sind meine Xing-Kontakte, meine Facebook-„Freunde“ oder meine Twitter-„Follower“.

Aus Sicht des Empfängers habe ich die Möglichkeit der Filterung, der Eingrenzung der Nachrichten, die mich erreichen. Ich kann diejenigen Nachrichten, Botschaften, Fragen filtern, die eine Relevanz für mich haben.

Die Online Collaboration Tools (oder Task Management-Tools) greifen häufig die Prinzipien der Social Media Anwendungen auf: Das Bilden von Gruppen, hier also Projektteams, die Darstellung des Online-Status (wie in Skype), Vernetzung, Kurznachrichten und, natürlich, Aufgabenlisten und Diskussionen. Die Grundprinzipien (Bilden von Netzwerken, Filterung auf relevante Informationen) sind dieselben.

Meine eigene Erfahrung und auch die vieler Kollegen, mit denen ich gesprochen habe, sind, dass Collaboration Tools in der Projektarbeit effizienzfördernd eingesetzt werden können.

Dazu sind allerdings einige Voraussetzungen zu beachten:

Nutzungsregeln klären

Häufig treten Probleme auf, weil unklar ist, welche Information wo liegt. Besonders in der Abgrenzung zu E-Mail entstehen oft Unschärfen. Was wird als E-Mail verschickt? Was als Nachricht im Collaboration Tool?

Am einfachsten ist es natürlich, E-Mail in diesem Projekt und unter den Teammitgliedern gar nicht mehr zu nutzen. Das ist aber sehr schwer umsetzbar und in vielen Fällen unmöglich. Hier hilft es, eine Kommunikationsmatrix zu erstellen und entsprechend festzulegen, welches Tool für welche Kommunikation / Information genutzt wird.

Viele Tools bieten verschiedene Möglichkeiten, Informationen abzulegen und zu verbreiten. Häufig sind Wikis, Blogs und Statusmeldungen möglich. Nach meiner Erfahrung sollte man sich gerade in der Einführungsphase auf möglichst einen Kanal beschränken. Sonst finden sich das Team bald nicht mehr zurecht, wo welche Information zu finden ist.

Datensicherheit

Wenn das Tool Internet-basiert genutzt wird und die Daten in der Cloud liegen, ist mit der eigenen IT zu klären, ob bzw. für welche Daten und Dokumente das Tool genutzt werden kann. Nach dem NSA-Skandal und der Erkenntnis, dass das Safe Harbor-Abkommen bzgl. Datenschutz bei der Speicherung von Daten in Clouds von US-Konzernen nichts wert ist, ist nach meiner Wahrnehmung die Zurückhaltung vieler Unternehmen gewachsen, vertrauliche Dokumente in Applikationen zu nutzen, die ihrerseits auf Amazon S3 oder Microsoft Azure zurückgreifen.

Dies gilt umso mehr, als bei einigen Diensten zwar der Datentransfer über https geschützt ist, die Daten und Dokumente jedoch unverschlüsselt auf den Servern liegen (z. B. Evernote).

Dokumentenverwaltung

In Projekten werden häufig wichtige Dokumente wie technische Zeichnungen oder Spezifikationen entwickelt. Ein funktionierendes Dokumentenmanagement ist Voraussetzung, den Besitzer, den Status und die Gültigkeit von Dokumenten zu verwalten.Viele Unternehmen haben Regeln und Prozesse zum Umgang mit und zur Ablage von Dokumenten. Wenn Dokumente nun mit Hilfe von Collaboration Tools entstehen und diese auch in den Ablagesystemen der Tools gespeichert werden, werden diese Prozesse ausgehebelt. Oder es entsteht eine redundante Datenhaltung, wo dann schnell keiner mehr weiß, welches das letztgültige Dokument ist. Verantwortlichkeiten und Erweiterungen der Dokumentenmanagement-Prozesse sind notwendig.

Idealerweise bleiben die bestehenden Dokumentenmanagement-Prozesse in Kraft. Auch die Ablagesysteme wie Microsoft Sharepoint, Alfresco oder Atlassian Confluence sollten beibehalten werden. Das Collaboration Tool muss dann in der Lage sein, mit den Ablagestrukturen umzugehen. Dies kann manchmal wegen komplexer Zugriffsrechte problematisch sein.

Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern

Einer der größten Vorteile der Tools ist die Einfachheit, mit der Gruppen (Teams), auch unternehmensübergreifend, gebildet werden können. Quasi beliebig können Mitglieder eingeladen werden, also auch Mitarbeiter von Geschäftspartnern. Alle oben genannten Punkte müssen in diesem Fall auch innerhalb des Partnerunternehmens berücksichtigt werden. Darf das Tool überhaupt genutzt werden? Welche Dokumente dürfen nicht in dem Tool abgelegt werden?

Darüber hinaus ist zu klären, ob Bereiche innerhalb des Tools über unterschiedliche Zugriffsrechte geschützt werden können. Ich möchte ja nicht jede Information mit meinem Kunden oder Lieferanten teilen.

Die genannten Punkte sollen einfach mal einige Punkte beleuchten, die beachtet werden müssen, wenn ein Tool, auch testweise genutzt werden soll.

Dennoch lohnt sich der Versuch! Meist finden sich kleine Projekte, mit denen modellhaft ein Collaboration Tool getestet werden kann. In der Auswertung der Erfahrungen aus der Pilotanwendung kann dann abgeleitet werden, ob und wie ein Tool eingesetzt werden kann.

Wann ist der Einsatz von Collaboration Tools sinnvoll?

Ideal sind die Werkzeuge in kleinen Unternehmen, die (noch) keine ausgefeilten Prozesse und DMS einsetzen. Hier kann ein Collaboration Tool sogar dabei helfen, Ordnung ins Dokumentenchaos zu bringen. Ebenso eignen sich die Tools in organisationsübergreifenden Projektteams, wie sie z. B. bei der Vorbereitung von großen Veranstaltungen entstehen, oder im schulischen oder universitären Bereich, oder in NGOs. Mittlerweile gibt es auch eine Collaboration Tools, die sich lokal in der Firmenumgebung installieren und betreiben lassen. (Ich glaube, dies ist einer der Snowden-Effekte. Ob das die Sicherheit tatsächlich erhöht?) Dies dürfte die Hemmschwelle für Unternehmen senken, diese Software-Werkzeuge tatsächlich für unternehmenskritische Projekte mit allen dort anfallenden Daten einzusetzen.

Beispiele für Collaboration Tools sind ASANA oder Redbooth (früher Teambox), Basecamp oder Clarizen, AtTask oder LuquidPlanner, oder wie sie alle heißen. Wobei der Funktionsumfang durchaus sehr unterschiedlich ist. Gerade Clarizen und AtTask gehen weit über die einfachen Collaboration Tools und Task Management Tools hinaus und beinhalten bereits klassische Elemente von Projektmanagement-Software wie Terminplanung und Ressourcenplanung. Aber das wäre nun Stoff für einige weitere Beiträge…

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