Archiv der Kategorie: Tools

Kleines Projekt mit Microsoft Project planen und durchführen

Microsoft Project ist, trotz des Preises, in vielen Unternehmen sehr verbreitet. Aber ähnlich wie junge ProjektleiterInnen häufig ohne vernünftige Vorbereitung Projekte leiten dürfen, steht dann dieses Tool ohne Seminare zur Verfügung. Das Ergebnis ist dann entweder die zerknirschte Flucht zu Excel oder ein verwaister Plan, der im laufenden Projekt nicht mehr genutzt wird.

Aber gerade im Projektalltag ist Toolunterstützung sinnvoll und hilfreich. Daher habe ich eine kleine Anleitung geschrieben, wie kleine Projekte einfach mithilfe von MS Project geplant und gesteuert werden können. Dabei sind Ressourcenplanung und Kostenplanung nicht betrachtet, es geht also ausschließlich um die Strukturierung und terminliche Planung der Arbeitspakete und Meilensteine.

Ich hoffe, die Anleitung gibt Ihnen einige brauchbare Tipps! Auf Ihr Feedback freue ich mich.

GanttProject Chart

Projektverfolgung mit GanttProject

Nach meiner Erfahrung suchen viele Projektleiter immer wieder nach einfacheren Alternativen zu Microsoft Project zur Erstellung einer Projektplanung. Mit GanttProject gibt es eine Software, die als Freeware kostenlos verfügbar ist und diejenigen Funktionen mitbringt, die in kleineren Projekten häufig genutzt werden.

Aufgrund der großen Verbreitung der Software und der nicht gerade üppigen Dokumentation habe ich eine kurze Anleitung zur Planung und Verfolgung von Projekten in GanttProject erstellt.

Besprechungsmitschrift und Aufgabenverfolgung mit Outlook und OneNote

In kleineren Unternehmen sind häufig keine integrierten Projektmanagement-Tools im Einsatz. Damit fehlen auch Werkzeuge für die gemeinsame transparente Verwaltung und Verfolgung von Aufgaben im Projektteam. Recht häufig sind aber eine Microsoft Office und Exchange-Umgebung vorhanden. Und damit lässt sich auch ganz gut arbeiten, wie ich im Folgenden kurz zeigen möchte. Weiterlesen

PM-Handbücher und Dokumentvorlagen – das Rad neu erfinden ist unnötig

Im Internet als unerschöpflicher Quelle gibt es auch eine ganze Reihe von (wie ich finde) ganz brauchbaren Vorlagen und Arbeitshilfen für das tägliche Projektgeschehen. Hier habe ich mal einiges zusammengestellt, mich dabei aber auf das klassische Projektmanagement beschränkt. (Agile Methoden oder Stichworte wie Komplexität tauchen dabei nicht auf.) Weiterlesen

Social Media in der Projektarbeit – Welche Applikation für welche Aufgabe?

In der Ausgabe 1/2014 der Zeitschrift „projektmanagement aktuell“ erschien dazu der Artikel „Social Media-Anwendungen – Mehr als nur Facebook!“. In dem Artikel wurden verschiedene Typen von Social Media-Anwendungen hinsichtlich ihrem Nutzen für verschiedene Aufgaben im Rahmen des Projektmanagement untersucht und bewertet. Weiterlesen

Collaboration Tools – Nutzen und Grenzen – und meine Erfahrungen

Teamwork führt zu Erfolg

Teamwork

Aufgrund der Vielzahl der online verfügbaren Collaboration Tools ist es mittlerweile fast unmöglich, einen guten Überblick zu behalten. Unabhängig von einer spezifischen Software gilt es, einige grundlegende Überlegungen vor deren Einsatz anzustellen. Weiterlesen

MindMap zur Erstellung und Pflege einer Projektmappe

In der letzten Woche habe ich in einer Schule eine kurze Einführung in Projektmanagement gegeben. Ein PM-Crashkurs in drei Schulstunden! Um die Planungsstadien von den Projektzielen bis zum Projektstrukturplan anhand eines Beispiels anschaulich darstellen zu können, habe ich die Daten in einer MindMap angelegt. Weiterlesen

XMind 2013 mit neuen Export-Möglichkeiten

Ich arbeite schon länger mit der Pro-Version. Was mir da immer wieder gefehlt hat, war eine Export-Möglichkeit in CSV oder Excel-Format. Seit einigen Monaten ist nun das neue XMind 2013 verfügbar.Neben anderen Features wurden die Export-Möglichkeiten tatsächlich um diese Formate ergänzt.

Das ist sehr gut! Denn bereits bisher konnte man einen wunderbaren grafischen Projektstrukturplan erstellen (Vorlage: Orgplan). Den kann man sogar nummerieren. Also ein richtiger PSP nach Lehrbuch. Mit XMind sieht das dann schon richtig gut aus. Nur war bisher der Export und die Weiterverwendung in anderen Office-Formaten eine Krücke (wie ich finde).

Mit Version 2013 kann CSV und Excel erstellt werden. Der Export nach Excel klappt auch gut, ich konnte die erzeugten Dateien mit Excel 2013 problemlos öffnen. Bei der Strukturierung stehen verschiedene Möglichkeiten offen, sodass man die Excel-Daten tatsächlich schnell weiterverwenden kann.

Leider haben die Entwickler die Export-Funktion aber nicht wirklich fertig entwickelt. Zwei wichtige Funktionen fehlen, wie ich finde:

  • Wenn ich den PSP nummeriere, werden die Nummern leider nicht exportiert. Wenn man in Excel die Nummerierung weiterverwenden möchte, muss man sie dort neu erzeugen
  • Wenn man mit der Aufgaben-Funktion arbeitet, kann man die Aufgaben exportieren (schon mal super). Allerdings erzeugt die XMind Exportfunktion dann eine lineare Liste aller Elemente. Die Struktur geht also völlig verloren. Gerade diese Funktion wäre natürlich super gewesen. Dann wäre vielleicht mit ein bisschen Handarbeit ein Import in Ganttproject oder MS Project möglich gewesen. Und das wäre wirklich schick gewesen.

Trotzdem: Die neuen Funktionen in XMind 2013 sind schon hilfreich. Ob sich ein Upgrade lohnt? Wenn Sie die kostenlose Version nutzen, auf jeden Fall. Ansonsten lohnt sich ein Blick in die Featureliste, ob Sie Verwendung für die neuen Features haben. Stabil war die 2012-Version ja schließlich meinem Eindruck nach. Hier habe ich auch in der neuen Version noch keine üblen Sachen erlebt.

 

Die gute alte Aufgabenliste

Aufgabenlisten sind nicht aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Meist finden sich diese in Form von Excel-Tabellen auf lokalen Laufwerken oder in Netzlaufwerken, mal besser, mal schlechter gepflegt. Ich verwende diese selbst auch gerne. Einfach zu handhaben, schnell erstellt, leicht zu verstehen. Meine (sehr einfache!) Lieblingsliste stelle ich gern zur Verfügung. (Obwohl es mir schon fast peinlich ist, wie rudimentär die Tabelle ist.)

Die Tabelle enthält eigentlich nur die Aufgabe, den Verantwortlichen, Status und Fälligkeitstermin. Damit ersetzt diese(!) Aufgabenliste nicht die Arbeitspakete.

Hier wird es mit der Begrifflichkeit schwierig. Denn häufig wird Aufgabe und Arbeitspaket synonym verwendet. Ich trenne zwischen diesen beiden Begriffen:

Das Arbeitspaket wird im Rahmen der Projektplanung erfasst und geplant. Es beschreibt Arbeiten, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind. Arbeitspakete werden zum Beispiel in MS Project o. ä. Werkzeugen geplant und verfolgt. Natürlich häufig auch mit Excel, wie könnte es anders sein.

Die kleinen Aufgaben, die ich in einer Aufgabenliste verfolge, sind diejenigen Themen, die zum Beispiel im Rahmen von Projektbesprechungen aufkommen. Oder Aufgaben, die man für sich selbst erfasst, um seinen Arbeitstag zu organisieren. Meist sind diese Aufgaben zu kleinteilig, um sie in einem Projektstrukturplan und in einer Arbeitspaketliste zu verwalten. Hier eine Besprechung vorbereiten, dort einen Kundenbesuch vorbereiten und ähnliches.

Daher hat die gute, alte Aufgabenliste in der alltäglichen Projektarbeit ihren Platz. Entscheidend ist, wie immer, die konsequente Nutzung der Werkzeuge. Egal, ob Excel, Project oder sonstige Tools. Meiner Meinung nach zeichnet sich gute Projektarbeit immer durch regelmäßige und zeitnahe Verfolgung der Aufgaben aus. Und deshalb finden sich so viele vergessene, verstaubte und veraltete Listen in den Netzlaufwerken der Unternehmen.

Protokollieren einer Besprechung mit XMind Mind Mapping

Mind Mapping am Computer finde ich eines der besten Tools für Besprechungen. Wenn in Echtzeit (und vielleicht gleichzeitig online über Screen Sharing und Audiokonferenz) die Gedanken und Ergebnisse visualisiert werden können, blitzschnell gruppiert und umgruppiert werden können, dann ist das einfach super. Selbst Kollegen die bei der ersten „Berührung“ mit Mind Mapping skeptisch waren, wurden durch die gute Visualisierung schnell überzeugt.

XMind kommt auch in der kostenlosen Version mit einigen Vorlagen, u. a. eine Vorlage für Besprechungen. Diese habe ich für meine Bedürfnisse etwas abgewandelt und stelle sie hier gerne zur Verfügung. Vielleicht nützt sie dem Einen oder der Anderen etwas – ich würde mich freuen!

Besprechungsmitschrift

Ich nutze meist Freeware-Tools, und hier Freemind und XMind. (Wenn ich das richtig verstanden habe, nutzen beide dieselbe Engine.) Beide Tools basieren leider auf Java. Das ist einerseits gut, weil die Programme damit betriebssystemunabhängig installiert und genutzt werden können. Andererseits wird Java immer wieder wegen Sicherheitslücken in einschlägigen Online-Tickern erwähnt.

Persönlich ziehe ich XMind vor. Der Grund sind die verschiedenen, einfach einstellbaren Darstellungsformen. So kann eine Mind Map in Form eines Organisationsplans dargestellt werden. Das bietet sich natürlich für Projektstrukturpläne an. Auch ein Ishikawa-Diagramm steht zur Verfügung.