Archiv des Autors: Martin Riebl

Wissensmanagement in Projekten

In einem Projektabschlussgespräch, das ich letzte Woche moderiert habe, gab es eine interessante Diskussion um Sinn oder Unsinn von „Lessons Learned“-Workshops. Der Tenor war: „Wir machen seit Jahren diese Workshops. Wir haben aber eigentlich allesamt nicht das Gefühl, dass sich dadurch irgendetwas geändert hat.“ Weiterlesen

MindMap zur Erstellung und Pflege einer Projektmappe

In der letzten Woche habe ich in einer Schule eine kurze Einführung in Projektmanagement gegeben. Ein PM-Crashkurs in drei Schulstunden! Um die Planungsstadien von den Projektzielen bis zum Projektstrukturplan anhand eines Beispiels anschaulich darstellen zu können, habe ich die Daten in einer MindMap angelegt. Weiterlesen

Ziele abstimmen wäre ja so einfach!

Die GPM gibt alle zwei Jahre eine Studie in Auftrag um herauszufinden, warum Projekte erfolgreich sind bzw. anders herum, warum Projekte scheitern. Danach gibt es für das Scheitern hauptsächlich zwei Gründe:

  • Unklare Ziele und
  • schlechte Kommunikation.

Studien muss man nicht unbedingt glauben. Ich glaube sogar, dass viele so geschrieben werden, um eine gewünschte Aussage durch (schein-) objektive Studien zu belegen. Die oben genannte jedoch halte ich für absolut plausibel. Schlimmer noch: Sie stimmt mit meinen Erfahrungen überein… Weiterlesen

Wie viele Aufgabenlisten braucht der Mensch?

Die mehr oder weniger zahlreichen Dinge, die ich zu erledigen habe, organisiere ich in einer persönlichen Aufgabenliste. Aus dieser picke ich mir am Abend diejenigen Dinge heraus, die ich am nächsten Tag tun will. (Keine ungewöhnliche Vorgehensweise.)

Manche Menschen arbeiten elektronisch und nutzen zum Beispiel die Aufgabenfunktion in Outlook, andere lieben ihre Papier-Organizer. Und manche glauben immer noch, ihre Aufgaben im Kopf organisieren zu können. Aber das ist ein anderes Thema. Weiterlesen

Gescheiterte Großprojekte und deren Erklärungsversuche

Bushaltestelle am neuen Hauptstadtflughafen BER

cc-by-nd von twoklick (Flickr)

Man mag die vielen Erklärungen für die aktuellen Desaster an deutschen Großbaustellen gar nicht mehr zählen. Ganz, ganz viele Leute wissen, warum in diesen Projekten Termine nicht eingehalten werden oder die Kosten explodieren. Manchmal habe ich den Eindruck, dass das Fachgebiet des Kommentators und dessen ermittelte Fehlerursache auffallend nahe beieinanderliegen. Der Kommunikationsexperte identifiziert Kommunikationsdefizite (s. www.spiegel.de). Der PM-Experte mit Schwerpunkt Change Management identifiziert das Änderungschaos (s. Zeitschrift projektMANAGEMENT 3/2013). Politiker identifizieren den Filz im Aufsichtsrat als Quelle allen Übels. Die Liste kann fast beliebig weiter fortgesetzt werden.

Ich will keinen weiteren Erklärungsversuch anfügen, keine Angst. Ich kenne die Projekte zu wenig, um mir ein eigenes Urteil zu erlauben. Sicher ist für mich nur, dass es a) wahrscheinlich nicht DIE EINE URSACHE gibt, und b) es sich nicht um ein rein deutsches Phänomen handelt, wie es manchmal auch dargestellt wird. So konnte zum Beispiel auch der neue Flughafen Chicago nach Fertigstellung für über ein Jahr nicht in Betrieb gehen, weil die Gepäckbeförderung nicht funktionierte.

Den witzigsten Kommentar zu gescheiterten Großprojekten kommt (mal wieder) vom Postillon. Übrigens eine Seite, deren Besuch sich lohnt, wie ich finde.

Weiterer Lesestoff zu dem Thema:

http://www.pwc.de/de/industrielle-produktion/die-ursachen-fuer-gescheiterte-projekte-liegen-meist-in-der-planungsphase.jhtml

http://gpm-blog.de/sagt-der-hartmut-zum-klaus-mit-ber-laufts-nicht-gut/

http://www.cio.de/strategien/methoden/859906/

http://brandwende.com/index.php?article_id=220&clang=0

 

 

Projektleiter-Coaching: Bringt das was?

Coaching kann eine sinnvolle Sache sein. Manager der oberen Ebenen gönnen sich ja recht häufig diesen Luxus. Dabei bin ich ja der Meinung, dass Coaching dann am sinnvollsten ist, wenn Menschen neu in Führungspositionen kommen und sich in dieser Rolle zurechtfinden müssen. Gerade in Projekten ist es nach meiner Erfahrung häufig die Realität, dass Mitarbeiter zu Projektleitern benannt werden, die auf diese Rolle in keiner Weise vorbereitet wurden. Der frischgebackene Projektleiter soll einfach mal loslegen, sie oder er wird schon zurechtkommen. Vielleicht bekommt der PL noch gezeigt, wo das Projektmanagementhandbuch zu finden ist. Und wenn der neu ernannte Projektleiter lange genug quengelt, darf sie oder er sogar ein 2- oder 3-tägiges Projektmanagement-Seminar besuchen. Wenn es nicht zu teuer ist.

Coaching ist, wie ich finde, eine sehr effiziente und effektive Möglichkeit, einen Projektleiter zu unterstützen. Effizient, weil das Verhältnis von Kosten und Nutzen unschlagbar ist. (Was kostet es das Unternehmen, wenn das Projekt einen Monat zu spät abgeschlossen wird?) Effektiv, weil gutes Coaching sehr individuell und damit punktgenau ansetzt.

Voraussetzung ist natürlich, dass der Coach gut ist. Er muss sowohl in PM-Methoden als auch Soft Skills bewandert sein. Er muss aber vor allem in der Lage sein, den Coachee bei der Entwicklung seiner individuellen Stärken und seines individuellen Führungsstils zu beraten und tagesaktuell und situationsbezogen mit dem PL dessen Handeln zu reflektieren. Der Coach darf auf keinen Fall der heimliche Projektleiter werden, wo der Projektleiter und Coachee zum Handlager wird.

Richtig umgesetzt verkürzt ein Coaching-Programm die Lernphase für einen Projektleiter deutlich. Das Unternehmen kann sich schlecht laufende Projekte sparen, und der Projektleiter eine blutige Nase.

Übersicht Projektmanagement zum Download beim Projektmagazin

Das Projektmagazin ist ein ausschließlich online zu beziehendes Magazin mit Fachartikeln zu Themen rund um Projektmanagement. Die redaktionellen Beiträge stehen nur den Abonnenten zur Verfügung, ebenso wie der Zugriff zu dem umfangreichen Glossar in Deutsch*) und Englisch.

Ein Artikel jedoch ist frei zugänglich: „Projektmanagement kompakt“. Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick über alle wesentlichen Themen des Projektmanagement, also Methoden, Tools, Soft Skills und den relevanten Standards und steht online und als PDF-Download zur Verfügung. Nun kann selbst der versierteste Autor diese Themen auf einigen knappen Seiten nur anreisen, aber nirgendwo in die Tiefe gehen. Das Ergebnis ist, dass der Beitrag mit Links auf weiterführende Informationen nur so gespickt ist. Allerdings führen die Links ausschließlich auf Artikel im Projektmagazin, zugänglich nur für Abonnenten. Und dann steht der Nicht-Abonnent halt wieder da und schaut in die Röhre.

Der Beitrag ist also (auch) Werbung für das Projektmagazin, aber das ist ja deren gutes Recht. Schließlich darf man ja auch mal der Welt zeigen, welcher Fundus im Archiv des Projektmagazins zu finden ist.

Lohnt sich der Download? Da der Artikel kostenlos ist, kann sich jeder Interessierte selbst ein Urteil bilden. Für Nicht-Abonnenten, die in dem Thema Projektmanagement neu sind, gibt es bessere Übersichten. Denn diese Leser sind auf diesen Artikel beschränkt. Wer aber schon ein bisschen Erfahrung hat und mal thematisch ein bisschen in die Breite gehen möchte, dem bietet der Artikel eine gute Übersicht. Und für Abonnenten ist der Artikel ein Sprungbrett in das Archiv des Projektmagazins, da zu jedem Thema Links angegeben sind.

*) Im deutschen Glossar sind kurze Erläuterungen zu den Begiffen offen zugänglich. Ausführliche Beschreibungen und weiterführende Links sind nur Abonnenten zugänglich.

Geht das überhaupt? Die Machbarkeitsanalyse

In technischen Projekten stellen sich in frühen Projektphasen oft Fragen nach der Technologie. Wie sollte die Software entwickelt werden? Besitzen wir dazu das Know How? Können wir die geforderten Produktmerkmale überhaupt fertigen? Wie kann das Produkt am günstigsten gefertigt werden? Die Machbarkeit eines Projekts ist aber nicht nur technisch bedingt. So kann zum Beispiel auch unklar sein, ob es einen Lieferanten gibt, der Güter oder Informationen in einer bestimmten Frist oder zu sonstigen relevanten Bedingungen liefern kann. Weiterlesen

Fehlerkultur – aus Fehlern lernen

Irgendwie behauptet ja jedes Unternehmen, eine positive Fehlerkultur zu haben. Wirklich erlebt habe ich das aber noch nie. Das waren Lippenbekenntnisse. Die einzigen Ausnahmen waren immer von Personen, meist Führungskräften, initiiert und vorgelebt. Bisher nirgendwo habe ich ein Unternehmen erlebt, das einen definierten, installierten und gelebten Prozess zum Umgang mit Fehlern hatte. Weiterlesen

Entscheidungsdilemma – oder die Geschichte von der Entscheidungskompetenz

Was ist wichtiger? Die Glaubwürdigkeit des Lenkungsausschusses oder die fachliche Richtigkeit einer Entscheidung? Dazu möchte ich kurz eine Geschichte erzählen:

In dem Projekt, in dem ich zur Zeit als Projektleiter arbeite, stand eine Kaufentscheidung für eine Maschine an. Es geht um eine Werkzeugmaschine, die später in der Serienproduktion in einer maximalen Bearbeitungszeit von, sagen wir, 10 Minuten ein Bauteil bearbeitet. Der Lieferant hat nun diese Bearbeitung in seinem Angebot aufgenommen und garantiert diese auch. Allerdings steht im Angebot „10 Minuten +/- 10%“. Im schlechtesten Fall dauert die Bearbeitung also 11 Minuten. Weiterlesen

XMind 2013 mit neuen Export-Möglichkeiten

Ich arbeite schon länger mit der Pro-Version. Was mir da immer wieder gefehlt hat, war eine Export-Möglichkeit in CSV oder Excel-Format. Seit einigen Monaten ist nun das neue XMind 2013 verfügbar.Neben anderen Features wurden die Export-Möglichkeiten tatsächlich um diese Formate ergänzt.

Das ist sehr gut! Denn bereits bisher konnte man einen wunderbaren grafischen Projektstrukturplan erstellen (Vorlage: Orgplan). Den kann man sogar nummerieren. Also ein richtiger PSP nach Lehrbuch. Mit XMind sieht das dann schon richtig gut aus. Nur war bisher der Export und die Weiterverwendung in anderen Office-Formaten eine Krücke (wie ich finde).

Mit Version 2013 kann CSV und Excel erstellt werden. Der Export nach Excel klappt auch gut, ich konnte die erzeugten Dateien mit Excel 2013 problemlos öffnen. Bei der Strukturierung stehen verschiedene Möglichkeiten offen, sodass man die Excel-Daten tatsächlich schnell weiterverwenden kann.

Leider haben die Entwickler die Export-Funktion aber nicht wirklich fertig entwickelt. Zwei wichtige Funktionen fehlen, wie ich finde:

  • Wenn ich den PSP nummeriere, werden die Nummern leider nicht exportiert. Wenn man in Excel die Nummerierung weiterverwenden möchte, muss man sie dort neu erzeugen
  • Wenn man mit der Aufgaben-Funktion arbeitet, kann man die Aufgaben exportieren (schon mal super). Allerdings erzeugt die XMind Exportfunktion dann eine lineare Liste aller Elemente. Die Struktur geht also völlig verloren. Gerade diese Funktion wäre natürlich super gewesen. Dann wäre vielleicht mit ein bisschen Handarbeit ein Import in Ganttproject oder MS Project möglich gewesen. Und das wäre wirklich schick gewesen.

Trotzdem: Die neuen Funktionen in XMind 2013 sind schon hilfreich. Ob sich ein Upgrade lohnt? Wenn Sie die kostenlose Version nutzen, auf jeden Fall. Ansonsten lohnt sich ein Blick in die Featureliste, ob Sie Verwendung für die neuen Features haben. Stabil war die 2012-Version ja schließlich meinem Eindruck nach. Hier habe ich auch in der neuen Version noch keine üblen Sachen erlebt.

 

Wenn wir nicht alles wissen – Umgang mit Unsicherheiten im Projekt

In den klassischen Projektmanagement-Büchern und Trainings wird einem eingebläut, erst die Ziele zu klären und zu definieren, und dann das Projekt mit all seinen Vorgängen und Arbeitspaketen zu planen. Anschließend muss man das Ganze nur noch umsetzen. Trivial. Eigentlich.

Denn leider ist die (Projekt-) Welt keine Schnur, entlang der die die Aufgaben als feste Sequenz aufgefädelt sind. Das „Nicht-Wissen“ macht uns einen Strich durch die einfache Rechnung. Wir kennen vielleicht nicht alle Ziele. Nicht selten können sich Ziele in Abhängigkeit von Zwischenergebnissen im Projektverlauf ändern. Oder wir wissen zu Beginn des Projektes nicht, wie, also mit welchen Tätigkeiten (Aufgabenpakete) die Ziele erreicht werden können.

Besonders lustig (oder besser gesagt anspruchsvoll) wird es, wenn beides, die Ziele und die Aufgaben oder Lösungswege, unbekannt sind. Weiterlesen

PM-Camp in Dornbirn lohnt sich!

Das waren nun also meine ersten beiden Tage in Dornbirn. Besser gesagt: PM-Camp in Dornbirn. Mein Fazit: Hat sich auf jeden Fall gelohnt.

Zum Ablauf: Es war mein erste Erfahrung mit einer Un-Konferenz. In der Früh gab es kurze, angekündigte Vorträge. Das war aber auch schon die einzige Gemeinsamkeit mit klassischen Konferenzen wie dem PM-Forum der GPM. Am Morgen, gleich nach dem Vortrag, werden die Sessions geplant. Jede/r, die/der sich berufen fühlt, eine 45-Minuten-Session zu gestalten, kann ein Thema vorschlagen. Je nach Anzahl der Vorschläge fanden 4 bis 6 parallele Sessions statt.

Der Anspruch der Sessions ist Interaktivität. Es werden eben gerade keine fertigen Vorträge oder PowerPoint-bewehrte Präsentationen erwartet, sondern kurze Impulse und dann eine möglichst aktive Diskussion unter den Teilnehmern der Session. Soweit der Anspruch. Und die Wirklichkeit? Wie immer gemischt.

Es gab, wie ich finde, inhaltlich wirklich tolle Sessions. Es gab aber auch klassische Vorträge, Leute, die sich oder ihr Produkt vermarkten wollten. Es gab besser und weniger gut moderierte und gestaltete Sessions.

Trotzdem: Die positiven Erfahrungen überwiegen. Bei Weitem sogar. Die Impulse an neuen Themen fand ich super. Ebenso finde ich es immer wieder erfrischend. mit welchen neuen Ideen an altbekannte Probleme herangegangen werden kann. Und nicht zuletzt: Es ist eine hervorragende Gelegenheit, neue, interessante Menschen zu treffen und kennenzulernen.

Dornbirn habe ich nicht gesehen. Nur Hotel und Fachhochschule. Vielleicht nächstes Jahr.

Feedback für den Projektleiter

Woher weiß der Projektleiter, ob er das Projektteam gut führt? Oder anders herum formuliert: Dass sich die Mitarbeiter im Projektteam gut geführt fühlen?

Stimmt, das ist nicht dasselbe. Gut führen und sich gut geführt fühlen muss nicht übereinstimmen. Bleiben wir also bei „gut führen“.

Der Projektleiter muss aktiv Feedback einholen. Denn bis auf wenige Ausnahmen abgesehen bekommt eine Führungskraft kein proaktives Feedback. Weiterlesen

Die gute alte Aufgabenliste

Aufgabenlisten sind nicht aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Meist finden sich diese in Form von Excel-Tabellen auf lokalen Laufwerken oder in Netzlaufwerken, mal besser, mal schlechter gepflegt. Ich verwende diese selbst auch gerne. Einfach zu handhaben, schnell erstellt, leicht zu verstehen. Meine (sehr einfache!) Lieblingsliste stelle ich gern zur Verfügung. (Obwohl es mir schon fast peinlich ist, wie rudimentär die Tabelle ist.)

Die Tabelle enthält eigentlich nur die Aufgabe, den Verantwortlichen, Status und Fälligkeitstermin. Damit ersetzt diese(!) Aufgabenliste nicht die Arbeitspakete.

Hier wird es mit der Begrifflichkeit schwierig. Denn häufig wird Aufgabe und Arbeitspaket synonym verwendet. Ich trenne zwischen diesen beiden Begriffen:

Das Arbeitspaket wird im Rahmen der Projektplanung erfasst und geplant. Es beschreibt Arbeiten, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind. Arbeitspakete werden zum Beispiel in MS Project o. ä. Werkzeugen geplant und verfolgt. Natürlich häufig auch mit Excel, wie könnte es anders sein.

Die kleinen Aufgaben, die ich in einer Aufgabenliste verfolge, sind diejenigen Themen, die zum Beispiel im Rahmen von Projektbesprechungen aufkommen. Oder Aufgaben, die man für sich selbst erfasst, um seinen Arbeitstag zu organisieren. Meist sind diese Aufgaben zu kleinteilig, um sie in einem Projektstrukturplan und in einer Arbeitspaketliste zu verwalten. Hier eine Besprechung vorbereiten, dort einen Kundenbesuch vorbereiten und ähnliches.

Daher hat die gute, alte Aufgabenliste in der alltäglichen Projektarbeit ihren Platz. Entscheidend ist, wie immer, die konsequente Nutzung der Werkzeuge. Egal, ob Excel, Project oder sonstige Tools. Meiner Meinung nach zeichnet sich gute Projektarbeit immer durch regelmäßige und zeitnahe Verfolgung der Aufgaben aus. Und deshalb finden sich so viele vergessene, verstaubte und veraltete Listen in den Netzlaufwerken der Unternehmen.

PM Camp 2013 in Dornbirn – ich bin dabei!

Letztes Jahr hat es aus terminlichen Gründen nicht geklappt, dieses Jahr endlich passt es: Ich bin gespannt auf das PM Camp 2013 in Dornbirn (14. – 16.10.2013). Nachdem mir ein PM-Kollege aus der GPM Regionalgruppe München ganz begeistert von der Veranstaltung erzählt hat, bin ich umso neugieriger. Insbesondere die Form von BarCamps, die ich aus eigener Anschaung in einem solchen Umfeld noch nicht kenne, interessiert mich.

Es kommt hin und wieder vor, dass Kunden nach einer adäquaten Form suchen, eine Projektleiter-Community in ihrem Unternehmen zu etablieren. Diese Form offener Workshops halte ich für eine Möglichkeit, Communities im ersten Schritt überhaupt zu bilden, also ein Vertrauensverhältnis zu errreichen, und im zweiten Schritt tatsächlich eine spürbaren Mehrwert durch die Diskussionen und die erzielten Ergebnisse zu erzeugen. Ich bin also neugierig zu erleben, wie diese Sessions moderiert werden und wie diese funktionieren.

Ich werde an dieser Stelle wieder berichten …

Protokollieren einer Besprechung mit XMind Mind Mapping

Mind Mapping am Computer finde ich eines der besten Tools für Besprechungen. Wenn in Echtzeit (und vielleicht gleichzeitig online über Screen Sharing und Audiokonferenz) die Gedanken und Ergebnisse visualisiert werden können, blitzschnell gruppiert und umgruppiert werden können, dann ist das einfach super. Selbst Kollegen die bei der ersten „Berührung“ mit Mind Mapping skeptisch waren, wurden durch die gute Visualisierung schnell überzeugt.

XMind kommt auch in der kostenlosen Version mit einigen Vorlagen, u. a. eine Vorlage für Besprechungen. Diese habe ich für meine Bedürfnisse etwas abgewandelt und stelle sie hier gerne zur Verfügung. Vielleicht nützt sie dem Einen oder der Anderen etwas – ich würde mich freuen!

Besprechungsmitschrift

Ich nutze meist Freeware-Tools, und hier Freemind und XMind. (Wenn ich das richtig verstanden habe, nutzen beide dieselbe Engine.) Beide Tools basieren leider auf Java. Das ist einerseits gut, weil die Programme damit betriebssystemunabhängig installiert und genutzt werden können. Andererseits wird Java immer wieder wegen Sicherheitslücken in einschlägigen Online-Tickern erwähnt.

Persönlich ziehe ich XMind vor. Der Grund sind die verschiedenen, einfach einstellbaren Darstellungsformen. So kann eine Mind Map in Form eines Organisationsplans dargestellt werden. Das bietet sich natürlich für Projektstrukturpläne an. Auch ein Ishikawa-Diagramm steht zur Verfügung.

Wann kommt Agilität an seine Grenzen? Agile Methoden außerhalb der Software-Entwicklung

Agile Methoden im Projektmanagement haben sich seit vielen Jahren bewährt. XP und insbesondere Scrum, um nur zwei zu nennen, sind in der Softwareentwicklung etabliert.

Die Vorteile der agilen Vorgehensweise in der Entwickung komplexer Software-Anwendungen sind anerkannt. Was ist aber mit den vielen anderen Projektarten? In Bau- und großen Engineering-Projekten kommen agile Methoden an ihre Grenzen. Auch darüber gibt es, denke ich, keinen Dissens.

Im Moment arbeite ich einem großen Beschaffungsprojekt. Zwei Werkzeugmaschinen werden für die Serienfertigung von Motorenteilen angeschafft und in eine Produktionslinie eingephast. Ähnlich zu klassischen Bauprojekten liegt es auch hier nahe, agile Methoden in der Schublade zu lassen. Das Vorgehen ist gut planbar. Es ist bekannt, welche Teile die Maschinen fertigen sollen, wie diese vor und nach der Bearbeitung durch die Maschine auszusehen haben, wie viele Teile gefertigt werden sollen usw. Kurz: Die Anforderungen sind also klar. Weiterlesen