Besprechungsmitschrift und Aufgabenverfolgung mit Outlook und OneNote

In kleineren Unternehmen sind häufig keine integrierten Projektmanagement-Tools im Einsatz. Damit fehlen auch Werkzeuge für die gemeinsame transparente Verwaltung und Verfolgung von Aufgaben im Projektteam. Recht häufig sind aber eine Microsoft Office und Exchange-Umgebung vorhanden. Und damit lässt sich auch ganz gut arbeiten, wie ich im Folgenden kurz zeigen möchte.

Wir verwenden die Programme so: Wenn das Office Programmpaket installiert ist, stehen in Outlook einige OneNote-Funktionen zur Verfügung. So kann man aus einer Einladung, also einem Kalendereintrag, durch einen Klick die Vorlage für ein Besprechungsprotokoll in Onenote erstellen. Aus der Outlook-Einladung an das Projektteam übernimmt die OneNote-Seite die Teilnehmer, Termin und Inhalt, also typischerweise die Agenda.

Die Aufgaben, die wir während der Besprechung definieren, schreibe ich direkt in OneNote. Diese Punkte können als Aufgabe ausgezeichnet werden und erscheinen damit als Aufgabe in meinem Outlook. Über die Outlook-Funktion des Zuordnens von Aufgaben an die Kollegen aus dem Projektteam erhalten diese ihre Aufgabe. Der Kollege erhält eine E-Mail und muss die Aufgabe akzeptieren. Und das Beste: Wenn der Kollege die Aufgabe als erledigt markiert, wird diese auch in meinem Outlook und in dem OneNote-Besprechungsprotokoll als erledigt markiert.

Das ist also schon ein ganz passabler Workflow, den man hier mit Bordmitteln umsetzen kann. Nachteil dabei ist, dass nicht alle Aufgaben zentral in OneNote verwaltet werden können, sondern eben in den einzelnen Protokollen liegen. Da leidet die Übersichtlichkeit ein wenig.

Übrigens kann man die OneNote-Dateien freigeben, sodass der berechtigte Personenkreis auf das OneNote-Notizbuch zugreifen kann und damit auch immer Zugriff auf die Protokolle und Aufgaben hat.  Man muss auch nicht OneDrive benutzen, alles kann im Firmennetzwerk laufen. Und das ist für viele Unternehmen eine zwingende Voraussetzung für solche Lösungen. (Nach allem, was ich mitbekomme, hat die Akzeptanz von Cloud-Lösungen durch den NSA-Skandal doch einen spürbaren Dämpfer abbekommen.)

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