Die gute alte Aufgabenliste

Aufgabenlisten sind nicht aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Meist finden sich diese in Form von Excel-Tabellen auf lokalen Laufwerken oder in Netzlaufwerken, mal besser, mal schlechter gepflegt. Ich verwende diese selbst auch gerne. Einfach zu handhaben, schnell erstellt, leicht zu verstehen. Meine (sehr einfache!) Lieblingsliste stelle ich gern zur Verfügung. (Obwohl es mir schon fast peinlich ist, wie rudimentär die Tabelle ist.)

Die Tabelle enthält eigentlich nur die Aufgabe, den Verantwortlichen, Status und Fälligkeitstermin. Damit ersetzt diese(!) Aufgabenliste nicht die Arbeitspakete.

Hier wird es mit der Begrifflichkeit schwierig. Denn häufig wird Aufgabe und Arbeitspaket synonym verwendet. Ich trenne zwischen diesen beiden Begriffen:

Das Arbeitspaket wird im Rahmen der Projektplanung erfasst und geplant. Es beschreibt Arbeiten, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind. Arbeitspakete werden zum Beispiel in MS Project o. ä. Werkzeugen geplant und verfolgt. Natürlich häufig auch mit Excel, wie könnte es anders sein.

Die kleinen Aufgaben, die ich in einer Aufgabenliste verfolge, sind diejenigen Themen, die zum Beispiel im Rahmen von Projektbesprechungen aufkommen. Oder Aufgaben, die man für sich selbst erfasst, um seinen Arbeitstag zu organisieren. Meist sind diese Aufgaben zu kleinteilig, um sie in einem Projektstrukturplan und in einer Arbeitspaketliste zu verwalten. Hier eine Besprechung vorbereiten, dort einen Kundenbesuch vorbereiten und ähnliches.

Daher hat die gute, alte Aufgabenliste in der alltäglichen Projektarbeit ihren Platz. Entscheidend ist, wie immer, die konsequente Nutzung der Werkzeuge. Egal, ob Excel, Project oder sonstige Tools. Meiner Meinung nach zeichnet sich gute Projektarbeit immer durch regelmäßige und zeitnahe Verfolgung der Aufgaben aus. Und deshalb finden sich so viele vergessene, verstaubte und veraltete Listen in den Netzlaufwerken der Unternehmen.

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