Archiv für den Monat: November 2013

Wenn wir nicht alles wissen – Umgang mit Unsicherheiten im Projekt

In den klassischen Projektmanagement-Büchern und Trainings wird einem eingebläut, erst die Ziele zu klären und zu definieren, und dann das Projekt mit all seinen Vorgängen und Arbeitspaketen zu planen. Anschließend muss man das Ganze nur noch umsetzen. Trivial. Eigentlich.

Denn leider ist die (Projekt-) Welt keine Schnur, entlang der die die Aufgaben als feste Sequenz aufgefädelt sind. Das „Nicht-Wissen“ macht uns einen Strich durch die einfache Rechnung. Wir kennen vielleicht nicht alle Ziele. Nicht selten können sich Ziele in Abhängigkeit von Zwischenergebnissen im Projektverlauf ändern. Oder wir wissen zu Beginn des Projektes nicht, wie, also mit welchen Tätigkeiten (Aufgabenpakete) die Ziele erreicht werden können.

Besonders lustig (oder besser gesagt anspruchsvoll) wird es, wenn beides, die Ziele und die Aufgaben oder Lösungswege, unbekannt sind. Weiterlesen

PM-Camp in Dornbirn lohnt sich!

Das waren nun also meine ersten beiden Tage in Dornbirn. Besser gesagt: PM-Camp in Dornbirn. Mein Fazit: Hat sich auf jeden Fall gelohnt.

Zum Ablauf: Es war mein erste Erfahrung mit einer Un-Konferenz. In der Früh gab es kurze, angekündigte Vorträge. Das war aber auch schon die einzige Gemeinsamkeit mit klassischen Konferenzen wie dem PM-Forum der GPM. Am Morgen, gleich nach dem Vortrag, werden die Sessions geplant. Jede/r, die/der sich berufen fühlt, eine 45-Minuten-Session zu gestalten, kann ein Thema vorschlagen. Je nach Anzahl der Vorschläge fanden 4 bis 6 parallele Sessions statt.

Der Anspruch der Sessions ist Interaktivität. Es werden eben gerade keine fertigen Vorträge oder PowerPoint-bewehrte Präsentationen erwartet, sondern kurze Impulse und dann eine möglichst aktive Diskussion unter den Teilnehmern der Session. Soweit der Anspruch. Und die Wirklichkeit? Wie immer gemischt.

Es gab, wie ich finde, inhaltlich wirklich tolle Sessions. Es gab aber auch klassische Vorträge, Leute, die sich oder ihr Produkt vermarkten wollten. Es gab besser und weniger gut moderierte und gestaltete Sessions.

Trotzdem: Die positiven Erfahrungen überwiegen. Bei Weitem sogar. Die Impulse an neuen Themen fand ich super. Ebenso finde ich es immer wieder erfrischend. mit welchen neuen Ideen an altbekannte Probleme herangegangen werden kann. Und nicht zuletzt: Es ist eine hervorragende Gelegenheit, neue, interessante Menschen zu treffen und kennenzulernen.

Dornbirn habe ich nicht gesehen. Nur Hotel und Fachhochschule. Vielleicht nächstes Jahr.

Feedback für den Projektleiter

Woher weiß der Projektleiter, ob er das Projektteam gut führt? Oder anders herum formuliert: Dass sich die Mitarbeiter im Projektteam gut geführt fühlen?

Stimmt, das ist nicht dasselbe. Gut führen und sich gut geführt fühlen muss nicht übereinstimmen. Bleiben wir also bei „gut führen“.

Der Projektleiter muss aktiv Feedback einholen. Denn bis auf wenige Ausnahmen abgesehen bekommt eine Führungskraft kein proaktives Feedback. Weiterlesen

Die gute alte Aufgabenliste

Aufgabenlisten sind nicht aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Meist finden sich diese in Form von Excel-Tabellen auf lokalen Laufwerken oder in Netzlaufwerken, mal besser, mal schlechter gepflegt. Ich verwende diese selbst auch gerne. Einfach zu handhaben, schnell erstellt, leicht zu verstehen. Meine (sehr einfache!) Lieblingsliste stelle ich gern zur Verfügung. (Obwohl es mir schon fast peinlich ist, wie rudimentär die Tabelle ist.)

Die Tabelle enthält eigentlich nur die Aufgabe, den Verantwortlichen, Status und Fälligkeitstermin. Damit ersetzt diese(!) Aufgabenliste nicht die Arbeitspakete.

Hier wird es mit der Begrifflichkeit schwierig. Denn häufig wird Aufgabe und Arbeitspaket synonym verwendet. Ich trenne zwischen diesen beiden Begriffen:

Das Arbeitspaket wird im Rahmen der Projektplanung erfasst und geplant. Es beschreibt Arbeiten, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind. Arbeitspakete werden zum Beispiel in MS Project o. ä. Werkzeugen geplant und verfolgt. Natürlich häufig auch mit Excel, wie könnte es anders sein.

Die kleinen Aufgaben, die ich in einer Aufgabenliste verfolge, sind diejenigen Themen, die zum Beispiel im Rahmen von Projektbesprechungen aufkommen. Oder Aufgaben, die man für sich selbst erfasst, um seinen Arbeitstag zu organisieren. Meist sind diese Aufgaben zu kleinteilig, um sie in einem Projektstrukturplan und in einer Arbeitspaketliste zu verwalten. Hier eine Besprechung vorbereiten, dort einen Kundenbesuch vorbereiten und ähnliches.

Daher hat die gute, alte Aufgabenliste in der alltäglichen Projektarbeit ihren Platz. Entscheidend ist, wie immer, die konsequente Nutzung der Werkzeuge. Egal, ob Excel, Project oder sonstige Tools. Meiner Meinung nach zeichnet sich gute Projektarbeit immer durch regelmäßige und zeitnahe Verfolgung der Aufgaben aus. Und deshalb finden sich so viele vergessene, verstaubte und veraltete Listen in den Netzlaufwerken der Unternehmen.