Projektmanagement-Methoden in der Angebotsphase

Unternehmen in der Fertigungsindustrie haben häufig während der Angebots- und Auf-tragsbearbeitungsphase die Herausforderung, in kurzer Zeit auf eine Angebotsaufforderung eines potentiellen Kunden zu reagieren und im Auftragsfall bis zu einem vereinbarten Zieltermin die Produktion aufnehmen zu können.

Dies betrifft häufig Industrieunternehmen, die kundenspezifische Produkte in größeren Stückzahlen und über einen längeren Zeitraum fertigen. Erhält der Vertrieb eine Anfrage für ein solches Produkt, läuft ein standardisierter Prozess ab, um das Angebot zu erstellen. In diesen Prozess sind neben dem Vertrieb meist die Produktionsplanung, die Entwicklung und häufig der Einkauf einbezogen. Geht die Anfrage jedoch über den Standard hinaus, helfen Projektmanagement-Methoden. Continue reading

Kleines Projekt mit Microsoft Project planen und durchführen

Microsoft Project ist, trotz des Preises, in vielen Unternehmen sehr verbreitet. Aber ähnlich wie junge ProjektleiterInnen häufig ohne vernünftige Vorbereitung Projekte leiten dürfen, steht dann dieses Tool ohne Seminare zur Verfügung. Das Ergebnis ist dann entweder die zerknirschte Flucht zu Excel oder ein verwaister Plan, der im laufenden Projekt nicht mehr genutzt wird.

Aber gerade im Projektalltag ist Toolunterstützung sinnvoll und hilfreich. Daher habe ich eine kleine Anleitung geschrieben, wie kleine Projekte einfach mithilfe von MS Project geplant und gesteuert werden können. Dabei sind Ressourcenplanung und Kostenplanung nicht betrachtet, es geht also ausschließlich um die Strukturierung und terminliche Planung der Arbeitspakete und Meilensteine.

Ich hoffe, die Anleitung gibt Ihnen einige brauchbare Tipps! Auf Ihr Feedback freue ich mich.

GanttProject Chart

Projektverfolgung mit GanttProject

Nach meiner Erfahrung suchen viele Projektleiter immer wieder nach einfacheren Alternativen zu Microsoft Project zur Erstellung einer Projektplanung. Mit GanttProject gibt es eine Software, die als Freeware kostenlos verfügbar ist und diejenigen Funktionen mitbringt, die in kleineren Projekten häufig genutzt werden.

Aufgrund der großen Verbreitung der Software und der nicht gerade üppigen Dokumentation habe ich eine kurze Anleitung zur Planung und Verfolgung von Projekten in GanttProject erstellt.

Mit Projekten soll im übertragenen Sinn ein neuer (Energie-) Zustand erreicht werden

Was ein Projekt erreichen soll: Ein Ergebnis oder einen neuen Zustand?

Wie immer gab es auf dem PM-Camp in Stuttgart viele wirklich interessante Veranstaltungen. Meine Gedanken zu einigen der Session werde ich in den nächsten Blog-Artikeln hierfesthalten. Hier der erste:

Mit diesem Titel „Ergebnis oder Zustand?“ hat Robert Weißgräber seine Session eingeleitet und moderiert. Was will ich eigentlich mit einem Projekt erreichen? Die Diskussion war völlig offen, umso spannender waren die Beiträge der Teilnehmer. Continue reading

Produkt & Projekt – was ändert sich?

Die Blogparade (Aufruf zur Blogparade von madiko) für das PM-Camp Stuttgart 2015 heißt Produkt & Projekt. Im ersten Moment dachte ich, na gut, wenn das Produkt ein Einzelprodukt ist, dann entsteht das im Rahmen eines Projektes. Typisch zum Beispiel im Anlagenbau oder so. Wenn das Produkt ein Massenprodukt ist, brauche ich zur Produktion eines Einzelprodukts kein Projekt. Die Produkte werden in einer laufenden Fertigung produziert, laufen vom Band, landen in einer Verpackung. Continue reading

Kompetenzaufbau für Projektleiter in internationalen Projekten

Gestern (10.3.2015) fand ein Vortrag der GPM Region München zu dem o. g. Thema statt. Im Kern ging es um die persönlichen Kompetenzen, die Projektleiter in internationalen Projekten brauchen. (Weitere, eher fachliche Kompetenzen, die ein PL in einem internationen Umfeld unbestritten ebenso benötigt, wurden von den Referenten zwar kurz genannt, aber nicht vertieft.) Was bei mir hängengeblieben ist, sind zwei Schwerpunkte: Zum einen kulturelle Unterschiede und der Umgang damit, und zum anderen das Arbeiten in verteilten Teams und die daraus entstehenden Schwierigkeiten. Continue reading

Besprechungsmitschrift und Aufgabenverfolgung mit Outlook und OneNote

In kleineren Unternehmen sind häufig keine integrierten Projektmanagement-Tools im Einsatz. Damit fehlen auch Werkzeuge für die gemeinsame transparente Verwaltung und Verfolgung von Aufgaben im Projektteam. Recht häufig sind aber eine Microsoft Office und Exchange-Umgebung vorhanden. Und damit lässt sich auch ganz gut arbeiten, wie ich im Folgenden kurz zeigen möchte. Continue reading

Lessons Learned – kurz, interaktiv, lehrreich

Lessons Learned Workshops scheinen, wenn ich mich unter Kollegen so umhöre, ein ungeliebtes Kind zu sein. Oft fällt es einfach ganz aus, manchmal wird ein Workshop zwar gemacht, aber (so mein Eindruck) eher als Pflichterfüllung.

Dabei, und da stimmen mir die meisten in Gesprächen zu, kann ein Lessons Learned Workshop richtig lehrreich sein. Und es muss auch kein großer Aufwand für Vor- und Nachbereitung investiert werden. Ich stelle mal meine Methode vor. Continue reading

PM-Handbücher und Dokumentvorlagen – das Rad neu erfinden ist unnötig

Im Internet als unerschöpflicher Quelle gibt es auch eine ganze Reihe von (wie ich finde) ganz brauchbaren Vorlagen und Arbeitshilfen für das tägliche Projektgeschehen. Hier habe ich mal einiges zusammengestellt, mich dabei aber auf das klassische Projektmanagement beschränkt. (Agile Methoden oder Stichworte wie Komplexität tauchen dabei nicht auf.) Continue reading

Der ewige Projektabschluss

 

Endloser Weg - endloses Projekt?
Endloser Weg – endloses Projekt?

Kennen Sie das auch? Ein Projekt, das irgendwie noch läuft, aber doch nicht so richtig? Und so hundertprozentig weiß irgendwie niemand, was denn nun Sache ist. Eine Situation, die überraschend häufig vorkommt.

Wie bei der 80/20-Regel sind 80% der Aufgaben abgearbeitet, aber einige Aufgaben sind noch offen. Es wurden auch noch nicht alle Ergebnisse erreicht. Das Projekt plätschert so dahin. Man hat das Gefühl, die Luft ist raus. Die Motivation im Projektteam geht gegen Null. Vielleicht ist auch der Projektleiter / die Projektleiterin mit ihrer Aufmerksamkeit schon beim nächsten Projekt. Auch der Projektauftraggeber hat das Projekt schon aus dem Fokus verloren. Continue reading

Vortrag zu Multiprojektmanagement in München – interessiert?

Multiprojektmanagement. Was ist das? Und wie geht das?
Multiprojektmanagement. Was ist das? Und wie geht das?

Am Dienstag, den 13.1.2015 werde ich bei der GPM in München einen einen interaktiven Vortrag über Multiprojektmanagement gestalten. Die Veranstaltung beginnt um 18:30 Uhr in München Milbertshofen. Hier finden Sie weitere Informationen und die Möglichkeit, sich gleich anzumelden.

Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, mehrere parallele Projekte steuern zu müssen (und Sie aber noch keine Gelegenheit hatten, sich mit der Problematik intensiver auseinander zu setzen,) dann ist die Veranstaltung sicher interessant. Aber auch, wenn Sie mit Multiprojektmanagement noch nicht so viel zu tun hatten, sich für das Thema aber einfach interessieren, freue ich mich auf Sie!

Ich freue mich darauf, Sie am nächsten Dienstag in München Milbertshofen zu treffen!

Lessons Learned der besonderen Art: Zwei Stunden Jammern!

Gestern durfte ich als Beobachter an einem Lessons Learned Workshop teilnehmen. Ich war, im Nachhinein betrachtet, sehr froh, dass ich in der Besprechung keinen aktiven Part hatte. Es war interessant zu beobachten, was passiert, wenn keine Agenda vorhanden ist und eine solche Runde nicht straff moderiert wird.

Alle jammerten. Und die meistverwendete grammatikalische Form war der Konjunktiv: müssten, hätten, sollten, könnten.

Es kam mir vor, als wäre diese Besprechung ein willkommenes Ventil, um aufgestauten Frust los zu werden. Continue reading

Ziele, Lösungen und das eigentliche Problem

Gestern habe ich mal wieder „den Klassiker“ erlebt. Projektziele und Lösung wurden durcheinander gebracht.

Das war passiert: In dem Projekt (ein Teilprojekt eines größeren Gesamtprojekts) geht es um eine Produktionsverlagerung. Der Prozess des Hartdrehens einer Welle soll wegen Kapazitätsengpässen auf eine andere Drehmaschine verlagert werden, die ausreichend freie Kapazitäten hat. Der Produktionsleiter hatte dafür auch schon eine ganz bestimmte Maschine im Blick.

Ein kleines, überschaubares Projekt mit überschaubaren Randbedingungen. Keine Komplexität. Im Kick-Off Meeting, in dem wir die Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten und das Vorgehen abstimmen wollten, habe ich sehr schnell die Unzufriedenheit der Kollegen zu spüren bekommen. Auf Nachfrage stellte sich heraus, dass die Maschine als untauglich für diesen Fertigungsprozess angesehen wird. Die einhellige Meinung: Zu alt, sehr häufige Störungen, Ersatzteilprobleme.

Klarer Fall von Vermischung von Ziel und Lösung. Klarer Fall von „Problem nicht ernst genommen“. Continue reading

Das PM Camp in Dornbirn – macht Spaß und mehr…

Zum zweiten Mal habe ich das PM Camp in Dornbirn besucht. Es gibt ja mittlerweile, so habe ich gelernt, mehrere dieser PM-Camps, die alle nach demselben Schema veranstaltet werden, so in Berlin, Zürich und einigen anderen Städten.

Es war auch dieses Mal wieder sehr bereichernd. Nette Kontakte, eine entspannte Atmosphäre und viele interessante Veranstaltungen. Mein Fazit: Hat sich auf jeden Fall gelohnt!

Das spannende für mich ist, dass Projektmanagement außerhalb der klassichen Grenzen diskutiert wird. Dass Facetten besprochen werden, die sonst kaum Platz haben. Dass Gedanken geäußert werden, die man sonst vielleicht nicht so diskutieren würde (weil: zu unorthodox).

Leute, die finden, dass sie ein diskussionswürdiges Thema haben, schlagen dieses für eine Session vor. Jede Session dauert 45 Minuten. Die Sessions sind keine Vorträge oder Präsentationen im klassischen Sinn. Sie sind das, was der Initiator daraus macht. So hat ein Teilnehmer beispielsweise eine Fragestellung aus seinem Projekt zur Diskussion gestellt, ohne dass er eine Lösung parat gehabt hatte, die er präsentieren konnte. In der Diskussion wurden verschiedene Ansätze entwickelt, wie man in der konkreten Situation vorgehen könnte.

Es gibt Gedanken, die geäußert, bewertet, abgewogen, verworfen, verändert werden. Sodass jede/r TeilnehmerIn für sich mitnimmt, was man selbst anwenden oder gebrauchen kann. Oder eben nicht. Jede Session ist einzigartig, sie lebt von den Teilnehmern mindestens so sehr wie von dem Initiator. Die ganze Veranstaltung lebt also einzig davon, was für Themen und Diskussionen die Teilnehmer mitbringen. Ich habe Sessions besucht, wo ich im Nachhinein festgestellt habe, dass ich damit nichts anfangen konnte. Aber eben auch anders herum. Einfach spannend, und immer wieder überraschend.

Entspannt, unkonventionell, einfach anders. Und nächstes Jahr bin ich bestimmt wieder dabei.

Das einzige, was mich ein bisschen gestört hat, war der hohe Wiederholungsgrad. Viele Teilnehmer habe ich von dem Vorjahres-Camp wiedergetroffen. Und so waren auch viele Themen ähnlich. Da hatte ich dann doch das eine oder andere Mal das Gefühl, dieser Teil der PM-Community kocht bisweilen im eigenen Saft. Dennoch: Es gab genug Neues für mich zu hören und zu diskutieren, dass ich den Besuch in jedem Fall lohnend fand.

P. S.: Und schließlich: Man gehört ja auch einfach auch gern zu einer Gruppe von Leuten, die ähnlich denken. Mir geht es jedenfalls so. Gehört für mich zum Wohlfühlen dazu.

Autofahren und Projektleitung?

Richtiges Fahren und richtiges Führen, auch in Projekten, haben einige Gemeinsamkeiten: Regeln, im übertragenene Sinne PM-Methoden und Führungsinstrumente anwenden, hilft ungemein!
Sich an Regeln halten hilft – im Straßenverkehr und bei Führungsaufgaben
flickr.com trombone65 (CC BY-ND 2.0)

Letztes Wochenende bin ich mit einem Bekannten im Auto mitgefahren. Ein Erlebnis der besonderen Art. Und zwar deshalb, weil der Bekannte ansonsten ein eher ruhiger, besonnener Mensch ist, der durchaus auch sein Handeln reflektiert. Mit ungefähr 50 Jahren auch kein Jungsporn. Aber hinter dem Steuer: wie ausgewechselt. Ungeduldig, unnachsichtig, intolerant. So könnte man die Eigenschaften, zugegeben etwas überspitzt, vielleicht zusammenfassen.

Ich habe dann (beim Joggen heute früh) so vor mich hin überlegt, wie das sein kann, dass ein und derselbe Mensch ein so unterschiedliches Verhalten zeigen kann. Und was das für uns als Führungskraft, als Projektleiter bedeutet. Continue reading

Ressourcenmanagement und die schöne, neue Projektwelt

Ressourcenmanagement auf einer Großbaustelle
Ist Ressourcenmanagement böse? Quelle Flickr: jphintze (CC BY-SA 2.0)

Manchmal habe ich den Eindruck, dass man sich schon ins Abseits manövriert, wenn man das Wort „Ressourcenmanagement“ benutzt. Zumindest dann, wenn man dabei von Menschen im Sinne von Ressourcen spricht. Es stimmt schon, es hat etwas „frühkapitalistisches“, von Menschen als Ressourcen zu sprechen. Continue reading

Social Media in der Projektarbeit – Welche Applikation für welche Aufgabe?

In der Ausgabe 1/2014 der Zeitschrift „projektmanagement aktuell“ erschien dazu der Artikel „Social Media-Anwendungen – Mehr als nur Facebook!“. In dem Artikel wurden verschiedene Typen von Social Media-Anwendungen hinsichtlich ihrem Nutzen für verschiedene Aufgaben im Rahmen des Projektmanagement untersucht und bewertet. Continue reading

Ist Wissenssicherung sinnvoll?

Innovation
Innovation braucht Wissen / flickr.com CC BY-SA-2.0 von Mike Seyfang (MikeBlogs)

Letzte Woche fand hier in München eine Veranstaltung zum Thema „Innovationsmanagement“ statt. Veranstaltet wurde der Abend von der GPM Regionalgruppe München (in der ich selbst ehrenamtlich aktiv bin). Referiert haben die beiden Gründer der auf Innovationsmanagement spezialisierten Unternehmensberatung Alpha Sieben, Manfred Damsch und Hans-Martin Lauer.

Im Diskussionsteil der Veranstaltung entspann sich ein interessantes Gespräch: Ein Teilnehmer merkte an, dass ihm das Thema Wissenssicherung zu kurz gekommen wäre. Im Zusammenhang mit Wissen hätten wir nur über „Wissen teilen“, „Wissen erschließen“ und „Wissen kennen“ gesprochen. Die Diskussion ging dann darum, ob man Wissen sichern kann, und wie. Continue reading